2009年12月3日 星期四

改變員工行為的3大迷思

作者:吳凱琳 編譯  出處:Cheers 2005/06

為什麼人的行為這麼難改變?為什麼明明是對自己有好處的,我們還是不願意改變?要如何改變一個人的行為?認知科學與醫學的新發現提供了答案:提出正面願景、訴諸情緒的感受、快速達成顯著的成果,是促使人們改變的3大關鍵。

外在環境在變,企業也必須隨時跟著改變,當然內部的所有員工也得改變。但是,對經理人而言,總是覺得心有餘而力不足,很難說服員工改變。要一個人改變真的有這麼困難嗎?原因可能是你用錯方法了。事實上,我們對於人類的行為有太多誤解。美國《快速企業》雜誌(Fast Company)指出了一般人對於改變的3大迷思。

迷思 1:危機與恐懼可促使人們改變?

過去我們認為,危機是促使人們改變的重要動力。然而,事實正好相反,再大的危機,即使威脅到個人的生命,也很難讓人改變。

約翰霍普金斯大學(Johns Hopkins University)醫學院院長愛德華•米勒(Edward Miller)長期追蹤心臟病患的病情後發現,心血管阻塞嚴重必須接受心臟繞道手術的患者,動完手術的兩年後,有高達90%的人沒有任何的改變,依舊維持過去不好的生活習慣,因此再度引發血管阻塞。

此外,許多醫生常常運用死亡的恐懼試圖說服病患改變生活習慣,預防疾病的復發,其實是適得其反的做法。加州大學(University of California)舊金山分校醫學教授迪恩•歐尼許(Dean Ornish)認為,讓病患體會正面的生活樂趣比起警告死亡的恐懼,更能促使病患改變習慣、遠離疾病。因為,「一般人通常不願相信不幸的事情會發生在自己的身上。」

1993年,歐尼許曾進行一項研究,挑選了333名動脈嚴重阻塞的病患接受他所設計的治療計劃。除了一般的醫學治療之外,這些病患每星期必須參加兩次的團體治療活動,包括冥想、放鬆、瑜珈、以及有氧運動等。

這項計劃為期1年的時間,根據歐尼許的持續追蹤,3年後有77%的人仍維持新的生活習慣,未再發生心血管阻塞的情形。

對於經理人來說,這樣的結果到底有什麼意義?提出正面的願景、而不是強調當下的危機或是困境,更能促使員工改變。但是願景不是空中畫大餅,知名的管理大師肯•布蘭查(Ken Blanchard)在《願景的力量》(Full Steam Ahead)新書中提到,成功的願景包含3大關鍵要素:組織的定位、前進的方向、以及行動的方針。

迷思 2:事實的分析可有效說服人們改變?

不要太相信理性的力量。哈佛商學院教授約翰•科特(John Kotter)指出,「人之所以改變是因為親眼看見某個事實而影響了內心的感受,不是因為分析事實而改變想法。」目睹(see)→感受(feel)→改變(change)換句話說,要改變一個人的行為,最重要的是影響他的情緒感受,而非想法。

為何會如此?因為一個人的想法是受到特定的「框架」(frame)所影響。「框架」指的是個人既有的特定心理結構(mental structure),最後會形成根深蒂固的「觀念」(concept),影響我們看待這個世界的方式。要改變一個人的觀念是很困難的。加州大學柏克萊分校認知語言學教授喬治•雷克夫(George Lakoff)的研究發現,再合理、合乎邏輯的事實也無法改變一個人的行為,除非這個事實符合他既有的認知框架。否則,他根本聽不進去別人所說的,直覺認為這個事實根本是不合理的或是沒有意義的。

「凡事有理也說不清」,試圖用事實說服一個人改變,有時候只會引來更強烈的抵抗。除非他能感受到改變的重要,願意改變。在組織中,由於長久累積的企業文化或是固定的工作模式所影響,要員工改變行為本就不容易。對於經理人而言,要能打動多數人的心,最直接的方法就是用行動證明,讓員工實際看到你的決心。「與其分析複雜的數據,灌輸員工降低成本的重要,不如領導人主動拆除自己華麗的辦公室裝潢來得有效,」科特說。

迷思 3:漸進式的溫和改變比較容易成功?

事實是:愈溫和的改變,愈容易失敗。這是歐尼許博士對於心臟病患的長期觀察所得到的另一個事實:快速而大幅度的改變比起緩慢而小規模的改變更容易成功。原因就在於,如果病患採取漸進式方法改變飲食習慣,一方面因為不能隨意吃自己想要吃的東西,心裡覺得不好過;另一方面,由於短時間看不到明顯的成效,也會感到相當挫折。雙重的心理壓力,更容易半途而廢。

同樣的情形也適用於企業界。知名的貝恩(Bain & Co)管理顧問公司曾針對21家成功轉型的企業進行研究,結果發現多數企業都在2年內完成企業的轉型,沒有一家超過3年。而且在做法上也相當徹底,幾乎每一家企業的執行長都大幅替換多數的高階經理人。

你必須在很短的時間內,讓所有人看到改變所帶來的顯著成果,這些人才有意願持續下去。當人們看得到成果,也比較能夠忍受改變過程中的痛苦。改變一個人的行為當然有一定的困難,但也不是一件不可能的任務。當我們愈了解人的行為與心理,就更容易找到正確的方法,成功讓人改變。

30秒重點掃描,搞定3大類部屬

1. 如何帶領新人?
◎設身處地回想自己還是新人時的需要。
◎擬定時程與學習內容,對新鮮人要加強職場應對、工作態度;對有工作的新同事可以協助了解公司理念。
◎第一週可以安排跟新人聊天的心靈導師時間,了解適應狀況。

2.如何幫助倦勤的部屬 ?
◎主動了解員工倦勤的原因,表達支持。
◎如果是因為工作缺乏新鮮感,可以指派專案或調整工作內容。
◎真誠同理部屬的問題,不要讓部屬有「我是來檢討你」的壓力。
◎走動式管理,貼近員工的狀況。

3. 如何處理不適任員工的問題?
◎主管必須先確定員工是否真的不適任。
◎意願高但能力有限者,主管可提供培訓機會;績效不佳但有潛力者,可採用內部輪調。
◎主管決定勸退前,先設定「留校察看」,給員工另一個機會。
◎若員工仍舊不適任,不建議企業主管「資遣」員工,可在績效評估時勸退員工。

oh my: 2005年的文章,現在還是很有參考價值,可以引用這篇文章的方法,用正面積極的方法(而非僅用恐嚇-_-),告訴岳母: 咦~要注意身體健康~ ^^
(哦對了,當然大家都要健健康康的,但就是岳母比較不聽話嘛,,,kidding)

2009年4月25日 星期六

別讓我開會開到死

作者:編輯部  出處:天下雜誌 309期 2004/10

「如果可以不用開會,我會更喜歡我的工作。」相信這是每天有開不完會議的人經常有的想法。不過,這就好像一位外科醫師在手術前對護士說,「如果不用開刀,我會更喜歡這份工作。」當員工把企業的核心活動當成是痛苦、毫無生產力的事時,代表公司潛藏著經營危機。

事實上,開一個沒效率的會議,小則浪費時間,大則丟掉一家公司!

這是暢銷書作家派屈克.藍奇歐尼繼《團隊領導的五大障礙》後在《開會開到死》中提出的警告。開會效率可以診斷出一家公司的體質,如果要拯救一家績效不彰的公司也必須從改善會議開始。

他也建議公司應該根據開會的目的將會議區分為四大類,並且訂出各類會議的準則,只要能掌握開會訣竅,就能有效提升團隊士氣及員工績效。《天下雜誌》特別摘錄其中最精采的部份讓讀者先睹為快。

開會是件很矛盾的事。

一方面,它很重要,因為它是每個組織的活動核心。另一方面,開會又很煩人、冗長,而且似乎毫無重點。好消息是,開會本身其實並沒有什麼不好,所以要把會議開得更有意義、更有趣,這應該是辦得到的。但是壞消息是,要做到那樣,必須重頭到尾改變我們的想法及開會的方式。

以下是對開會理論所做的簡單摘要整理,目的是要讓大家能夠把它完全或是部份運用在組織裏,發揮一些實質的功效。

開會的困境

關於會議所需要提出及回答的第一個問題是:到底問題出在哪裡?事實上,問題有兩個:
包括了缺乏高潮迭起,以及缺乏架構。針對這兩個問題,我們也列出了具體的解決之道,以及開會時可能面臨的挑戰。

問題一:缺乏高潮迭起

開會本身其實並不無聊,從定義來看,開會其實是一群人討論攸關他們身邊事物的一種動態交流過程,所以為什麼會議開起來總是那麼乏味呢?因為我們把其中一項令人感興趣的要素拿掉了,那就是衝突。

一群聰明人聚在一起討論重要大事時,免不了會有一些歧見,當我與一些主管及團隊合作時,我會逼自己盡量去找出衝突點。每次這麼做,事後大家一定會來 告訴我,「謝謝你讓我們有機會把事情攤開來講,我們本來因為一直迴避這些問題,已經讓整個會議很難開下去了,而且大家也都知道問題出在哪。」

事實上,假裝問題並不存在,比把事情攤開來講還令人難受,而且我相信,不把事情拿出來直接討論,卻在私底下發牢騷,這樣比直接把問題搬到檯面上來討論還要讓人難受。當然,要大家在不習慣衝突的情況下參與爭論並不容易,我找到一個方法,讓這一切做起來容易一些。

當主席跟大家宣布他希望看到大家討論中多一點衝突時,不管大家事前做了多少準備,還是會覺得不習慣。當這種情況發生時,主席可以從旁提醒與會者,讓他們知道這樣做是好的,以減少他們爭論時的不安,讓爭論繼續延續。雖然這看似簡單,但是效果非常好。

問題二:缺乏架構

會議最大的組織問題就是大家想把所有需要討論的議題全丟到一個會議中討論,就好像隨意添加各種佐料燉煮一道大雜燴一樣。為了不想多浪費時間,主席於 是決定就只開一個大型的員工會議,一週一次或是隔週一次,大伙兒一起關在會議室裏三、四個小時,把每件事都拿出來快速討論一下。

但是這麼做只是保證這個會議沒什麼用,也沒有人滿意罷了。為什麼?因為有些人希望會議內容充實一點、快一點。但是有另一些人覺得開會應該要多一點互 動、討論策略性的東西,有人則希望退一步、吸口氣、大家用心談談公司文化及人的議題。有人只想做出明確決策後就馬上執行。到底誰對呢?每個人都對,這就是 問題所在。

四種會議脫離開會苦海


事實上,公司應該為不同目的開不同類型的會議,讓各種會議都有它特定的功能,我建議每個公司可以採用我下面所提的架構,開四種基本的會。

會議一:每日報備會


每日報備會就是要團隊成員聚在一起,每天早上站著五分鐘,各自報告當天的活動。

目的是要讓大家可以清楚知道每天事情的輕重緩急如何化成實際行動加以執行,讓大家可以藉著這個簡短的會議,確保當天沒遺漏任何事,沒有人會不小心得罪其他人,同時也幫大家省掉很多時間,不用再寫一些沒必要的電子郵件來安排討論時間。

必然的考驗

要實行每日報備的最大困難,就是一開始要讓所有成員都照著做。

要解決這個問題的關鍵就是,開這些會議時,地點、時間上要一致,更重要的是,即使只有兩個人進辦公室,也絕對不能取消會議。

會議二:每週戰略會


每個團隊都必須定期開一個會,專門用來討論一些最近的戰略議題。這樣的會議不管是每週開或是隔週開一次都沒關係,最重要的是大家一定都要參加,而且開會時要有規矩、方式要一致。

每週策略會每次大概開四十五分鐘到九十分鐘左右,視開會頻率而定,而且應該包含下面幾個要素:

輪流搶答


讓大家很快地輪流報告這一週所要處理的兩三件要事。這樣的輪流搶答很重要,因為它大致為整個會議設定了一個調性,讓每個與會者都可以掌握公司內部實際上發生了哪些事。

過程評估


每週戰略會的下一個要素就是要針對一些重要的資訊或評估標準做慣例性的報告,重點是要針對一些攸關公司營運成敗的指標做定期的評估,不需要每個指標都加以檢討,可能只要四到六個指標左右。

即時議題

和一般開會的方式不同,每週戰略會的議程不應該事先設好,而是在大家輪流搶答及例行報告後才開始討論。

這其實很合邏輯,因為議題的決定應該要根據大家目前真正在做什麼事,以及公司績效與實際目標比較後再決定,而不是光靠主席自己在會前四十八小時的猜測就定下來。所以主席應該有所謂的自律,控制自己在事前就擅自擬好議題的衝動,讓議題自然而然在會議中成型。

必然的考驗


開每週戰略時可能會碰到一些障礙,阻礙會議的順利進行。

其一就是有股衝動想事先擬好討論議題,這是不智之舉。因為我們希望開每週戰略會時,先沒有任何預設的立場。

另一個問題就是大家在輪流搶答時,很容易討論得太深入,讓其他人失去興趣。解決這個問題的關鍵在於,要求大家在輪流搶答時一定要遵守六十秒的規定,真這麼做時,你會發現其實六十秒似乎比真正需要的時間多出許多,而且其中很多資訊是可以留著待會再討論的。

雖然前述兩項問題都需要好好注意,但是其實最常見的挑戰,還是大家在每週戰略會中討論長期策略性議題的衝動。解決這個問題的關鍵就是大家要守規矩, 有人提策略性問題,這是肯定無法避免的,但是主席必須把問題先挪開,先擱置在一個議題名單上,留待不同的會議再討論:例如每月策略會。

會議三:每月策略會

這是團隊開的會議中最有趣、在很多方面都最重要的會,而且也是最好玩的。每月策略會讓主管可以在不管期限及戰略因素的考量下,深入探討一、兩個既定的主題。每月策略會的長短視討論的主題而定,但是每個主題最好至少安排兩個小時,讓與會者覺得可以安心地做開放式對話及辯論。

定期開這樣的策略會,讓大家可以有機會適時解決每週戰略會中所提出的策略性議題。

這樣主管們在戰略會中遇到重要的策略性議題時,也能安心地把問題留著以後再談,因為他們知道事情終究會再拿出來討論。

有時候在每週戰略會提到的某個策略性或是重要議題,不能等到下一次的每月策略會再討論。主管們應該為了討論這個議題而另外召開一個機動式的策略會。

必然的考驗


安排每月策略會(或是臨時策略會)的最大考驗就是沒辦法排出足夠的時間。

另一個相關考驗就是,一次塞進太多討論議題,我們可以理解主管想要討論每件重要議題的衝動,但是這樣只會影響真正重要議題的辯論品質而已。要避免這 兩種問題,關鍵在於每件議題要安排足夠的時間。這表示如果這次有三個議題要解決,那麼討論所需要的時間就需要比討論一個議題的時間還要長,同樣的,如果這 表示大家可能需要挪出一整天,那就這樣辦吧。

另一個策略會的挑戰就是無法事先做研究及準備。要確保準備妥當的關鍵,就是讓與會者可以盡早知道每月策略會或是臨時策略會中所要討論的議題,當然主席也要負責監督與會者在開會前要做好準備。

會議四:每季場外檢討會


主管的場外會議向來被批評是浪費時間、盡聊些風花雪月,而大多數的情況也都剛好是如此。這實在很可惜,這種場外會議相對於組織內的其他各種會議,其實扮演著很重要的角色。

該涵蓋的議題


成功的場外會議讓主管們有機會跳脫每天、每週甚至是每月忙碌的議題,讓他們能夠以更全面、長期的觀點來評估整個事業,效果好的場外檢討會可能涵蓋下面幾種討論議題:

全面性的策略評估


主管須重新評估策略方向、不是像許多人一樣天天做,而是一年三、四次左右,產業變化及新競爭威脅都需要有新的策略加以因應,如果只每年或每半年評估一次,是不夠即時的。

團隊評估


大家必須經常從團隊的觀點自我評估,找出不適合組織的趨勢及行為傾向,這種評估通常需要換個場景,讓主管們可以在比較私密的場合中彼此互動,並提醒自己對整個團隊的共同使命。

人員評估

每年主管應該跨部門討論三、四次有關組織內主要員工的情況,團隊內的每個主管都應該知道,他們的同事認為部門中哪些人是明日之星、哪些人表現欠佳。這樣可以提供主管一些不一樣的看法。

競爭狀況與產業評估


有關競爭者及產業的資訊會隨時間的經過慢慢地影響一個組織,主管如果可以退一步好好看清整個周遭的變化,就能發掘出一些片面資訊所無法傳達的趨勢變化。

必然的考驗


每季場外檢討會開不好的問題有很多種,每種問題單獨看來都不是那麼嚴重,合起來看卻足以影
響會議的效力,使會議以失敗收場。

其中一項挑戰就是,大家可能會過度規劃整個會議,把行程排滿了演說及冗長的資訊介紹。每季場外檢討會的目的,是讓大家反省及討論公司的狀況,而不是要這些主管聽演講、看白皮書的。
另外一個挑戰就是,大家很容易大費周章地安排行程,安排太多社交活動。還有一個問題是,為了增加會議的包容性,邀請外面的人參與會議,雖然這個想法看似不錯,但是有一個原因卻會讓整個會議因此失敗:因為這樣會改變團隊互動的氣氛。

即使只是多一位非團隊的員工參加這個會議,即使大家再喜歡他,或是他懂得再多,都會因此影響當初舉辦場外會的最重要目的:增加團隊精神。

所以對於公司的主事者以及內部的員工而言,改善會議的品質不僅可以改善公司的績效、也可以改善員工及我們自己的生活品質。(黃安妮、秦嘉彌摘要整理)

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另外兩篇,就放連結在這,不引用囉~
直擊企業會議:掌握分秒,立下決策
創意會議如何聚焦執行?跨國會議又如何爭取效率?他們遵循什麼原則,讓會議開得順暢又有效?

如何開好業務會議?又要開會了,你準備好了嗎?

為了讓企劃、產品做的更出色,業務人員最常需要開會,彼此動腦討論;然而,根據調查指出,91%的人承認在開會的時候,多半都在做白日夢,有近四成的人真的睡著了。本來應該有聲有色的業務會議,竟然無聊到極點,到底哪裏出了錯?美國《行銷管理》雜誌(Sales & Marketing Management)建議要開好業務會議,在會議前後要謹守:「選定主題」、「參與感」、「互動」、「彼此讚美」、「保持活力」及「持續掌握會議後續進度」等六項小技巧,讓開會不再是一種負擔。

2009年4月6日 星期一

誰說人是理性的-讀後

面對拖拉安逸,每個人都不堪一擊; 節制於我而言只有漸行漸遠,,,
而我能不能就像那個蘇格拉底的門徒一樣,了解到追求真理的渴望。

09/3/23
隱藏的邏輯Predictably Irrational -The Hidden Forces That Shape Our Decisions,大陸叫怪誕行為學,

對書中很棒的chap6之筆記: Pro在拉丁文為"向,到",cras為"明天",合起來procrastination就是明天再說,也就是拖拉,

一個例子我會附在後面,
○並不是每個人都能了解自己的拖拉傾向,即使那些認識到自己拖拉傾向的人也不一定對自已的問題有完全的了解;

○有意義的是,拖拉大家都會,但那些認識到並承認自己弱點的人能夠更好的利用設計好的工具幫助自己戰勝它;

○我們一次又一次的無法達到長遠目標,為什麼呢?因為我們在誘惑面前一觸即潰;

○如果發出命令,多數人會立正傾聽,但不總是有效,最好的辦法似乎是給人以 預先參與 的機會,經過訓練能夠幫助我們把自己推向正確的方向;

健身、保健健檢、信用消費都可以用預先參與的方式,但其中保健的簡化提到了愛因斯坦,在他論文稿紙邊上的強烈主張: "簡化,再簡化!" 簡化的確是天才的標誌之一;

例:
開課第一天,教學大綱後,老師解釋著,學期共12周,要寫3篇論文,這3篇論文在期末成績舉足輕重;

學生問: 「有交卷的最後期限嗎?」

老師說: 「學期結束前,哪天都行,由你們自己決定,

周末之前,你們必須用書面形式,規定自己每篇論文在學期中間的交卷期限,,,一經規定不得更改,

遲交的論文,按天數扣分,晚一天扣總成績1%,
不過作者不到學期結束不閱卷,
早交的不會加分。」

學生答: 「教授,按你的指示和條件,不是只要在學期結束前交,豈不是越晚交越好?」

結果如何,容我以後再寫在這裡好了~

如果你是學生,以書面的形式,自己規定每一篇論文的交卷期限,你會怎麼做?
我保證於第___周交出第一篇論文
我保證於第___周交出第二篇論文
我保證於第___周交出第三篇論文

PS、本書好文選錄:
chap7提到用搖簽拿到票的用終身回憶來衡量賣2400,沒拿到的會拿幹點什麼來衡量出175元,差了14倍;
chap5提到衝動的判斷會差很多,我們自己以為能夠操控,但是
我們都是棋盤上的小卒子,對棋局裡的多種力量認識不多,如情緒、相對論、社會規範等等,但是當我們知道自己在什麼時候容易凸搥,就能在某種程度上幫助我們,甚至利用別人^^。

2009年3月1日 星期日

如何改變拖延的習慣-2, 等兩篇,與連結

暨前一篇如何改變拖延的習慣,補上兩篇天下網站的同類型文章,以供對照參考

如何擺脫拖延的壞習慣?
每次總是告訴自己,要盡早開始,但卻一次又一次的對自己食言,怎麼樣也擺脫不掉拖延的壞習慣。其實要改變自己沒有那麼困難,只要開始去做就對了。

明天再做吧!」想必你常常對自己說這句話。儘管最後期限就迫在眉睫,還是提不起勁來,遲遲無法行動,每次都是等到最後一刻,才急急忙忙趕在期限之前完成。

「人們的行為模式多半較重視短期或即將發生的事物,」加拿大卡爾加里大學(University of Calgary)商學院教授皮爾斯‧史提爾(Piers Steel)說。我們對於長期的事件,比較沒有感覺,因此非得等到接近最後期限了,才感覺有工作動力。

但另一方面,我們也很難拒絕短期的快樂或干擾,例如工作到一半去上網看新聞或是回覆剛收到的電子郵件,真正該做的事情卻一直沒做。

然而,愈是拖延,焦慮只會有增無減。英國《心理學》(Psychologies)雜誌表示,雖然人們行為上採取拖延策略,沒有實際行動,但心裡仍不斷想著沒有完成的工作,反而增加焦慮感,永遠無法放鬆,這是許多人壓力的主要來源。

除了以上的心理因素之外,習慣拖延的原因還包括:

1.完美主義:每個人都希望把事情做好,但是對於某些人來說,關於「做好」的定義卻有不切實際的期待。他們要的是完美無缺,容不得絲毫瑕疵,因此往往陷入微不足道的細節之中。

另一方面,也是因為要求完美,總是拖延到最後才開始動手,費了極大的力氣不斷地思考,非得要把所有細節都想清楚了,才會採取行動。

你必須學會區分把事情做對以及做對的事情,」《學習管理時間》(Learn to Manage Your Time)的作者露西‧麥可唐諾(Lucy MacDonald)指出。其實沒有必要為了那些細微的不完美而讓自己一事無成。

2.害怕失敗:因為擔心受到批評或責罵、或是被拒絕,所以不願意去做自己不擅長的或是不熟悉的事情。也因為害怕失敗,所以傾向於負面思考,總是想到最糟的情況,心裡更加焦慮不安。但問題是,愈晚開始,就愈沒有時間好好做事,失敗的機率更高。

先問你自己,到底在害怕什麼?怕被主管責罵、怕丟臉、怕自己顯得能力很差?你擔心的這些情況過去時常發生嗎?還是每次都是自己的想像?

麥可唐諾提醒,不要想著「如果……會怎樣?」的假設性問題,我們總是想得太多、做得太少,即使真正發生了問題,再想辦法解決,而不是先預設一堆問題,限制自己的行動。

3.被迫去做:很多時候,我們之所以拖延,是因為這件事是「被迫去做」,心裡自然而然產生反抗的心理。

這與腦部的運作有關,根據美國《策略與商業》(Strategy+Business)雜誌的報導,當人們依照自己的方式或意願解決問題時,大腦會釋放腎上腺素的神經傳導物質,當體內腎上腺素增加,全身會保持在警戒狀態,有行動力、注意力集中,因此通常會有超乎水準的表現。但如果是被要求去做某件事或是被告知該怎麼做,情況則完全相反。
oh my: 所以人們總會支持自己創造的東西,,,依此類推,交代工作時,要塑造成是被交代者自己創造的東西為宜;

但是,既然是自己不想做的事情,卻又非做不可,何不及早完成,擺脫這個麻煩?

那麼知道拖延原因之後,又該如何克服這個壞習慣?《心理學》雜誌提供了簡單的解決方法。

1.只要5分鐘就好。先不求多,強迫自己花5分鐘的時間做這份工作,通常等到實際去做了之後,才發覺沒有想像中的困難或令人討厭。而且往往只要起了頭,就不願意放棄,既然已經花了5分鐘的時間,不如把它做完。

2.直接找人幫忙。你是不是因為不知道該怎麼做,所以一拖再拖?別再浪費時間自己去想,直接說出你的困難,找人幫忙。不要想著自己解決所有的問題,準時完成工作比較重要。

3.設定短期目標。正如同前面所說,我們習慣拖到快接近最後期限時,才有工作動力。所以,如果是1個月後要完成的工作,就應該排定每星期要完成哪些,這樣就不會因為時間太遙遠,而提不起勁。

4.強迫自己:給自己壓力,強迫自己去做不想做的事情,並堅持下去。「就像郵票黏在信封上,直到信件送到收信人的手上為止,你必須將自己『黏』在某件工作上」美國知名幽默作家喬西‧比林斯(Josh Billings)說。

5.給自己獎勵。一方面給自己壓力,但另一方面也要犒賞自己,每完成一部份的工作,去做有趣的活動,也許是一頓美食或是看藝術表演,除了獎勵自己之外,更可以有一段休息時間,重新累積能量,再繼續工作。

別再為自己的拖延找藉口,只要你開始行動,所有造成你拖延的問題都不存在。

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令15位成功人物搖頭的壞習慣
01.不講信用

信義房屋董事長周俊吉:不講信用是工作的壞習慣,「人無信不立」,在工作職場上更是如此,小到與人有約要守時,大至生意上幾千萬、幾億之金錢交易,都要信守承諾,不講信用的人不僅讓人看不起,更無法立足於社會之中。所以在信義房屋,要求大小集會都要守時,因為守時就是守信的具體表現,集會遲到就罰站,遲到幾分鐘就站幾分鐘,從董事長到一般同仁都一樣。(羅儀修)

02.沒有好奇心

ING安泰人壽總經理陳丕耀:在工作上,不是你有speed(速度)或是服從目標,就能夠讓你在未來發展有滿意的空間,最重要的還是你的思維。例如,以前工作時常常接到客戶的抱怨,我在思考解決問題時,不是光想如何安撫解決它,而是去check它所有的舊檔案,看看客戶說的問題是新問題還是老問題的延續,重新思考重點,而不是按老方法做事,讓自己在處理這件事情時能展現更高的附加價值。你要做到這樣,就要有「好奇心」,因為好奇心會讓你去想更多,且想要做更多。如果年輕時沒有就養成這種態度,以後要改就不容易。(劉鳳珍)

03.自負

大宇資訊總經理李永進:現在產業競爭的環境愈來愈激烈,愈來愈需要團隊合作。在團隊合作的過程中,最討厭的就是有人特別自負,沒什麼本事卻十分自以為是,這種人不僅聽不下去別人的意見,也會阻礙團隊合作的順利進行。(李欣岳)

04.勝而驕、敗而餒

智冠科技總經理王俊博:在遊戲軟體中,正面臨產品生命週期不斷縮短的挑戰,因此遊戲廠商開發產品的速度要不斷加快。我最討厭整個團隊的情緒,受到一款產品的成功或失敗而大起大落,成功就驕傲、失敗了則氣餒,這對後續的產品開發並沒有好處,最重要的是,要從已經開發的產品經驗中學到教訓。(李欣岳)

05.犯錯不敢講,不懂裝懂又不問

瞻博網路大中華區副總裁于肇烈:做業務的,最忌諱犯錯不敢講,想辦法抹粉。或是怕別人知道你不懂,聽到別人說:「這個infrastructure 非常好」,你就跟著說非常好,這樣別人永遠不知道你不懂,你又不主動學習的話,就永遠不知道它的內涵。長久下去,對訊息的掌握度不夠,會讓公司做錯誤的決策。(盧智芳)

06.不從根本解決問題

台灣肯德基總經理吳美君:我們不希望員工只會頭痛醫頭、腳痛醫腳,在還沒掌握問題根本之前,只去治標不治本。為了尋求問題的本質,找出問題的根源,我們發展了一套“High Impact Coaching(高效能輔導方法)”,透過不斷地追問,讓員工自行找出問題的根本,進而讓工作計劃臻於完善。(羅儀修)

07.把公司的光環戴在自己頭上

萬寶龍總經理顧吉濤:精品業在舉辦很多活動的時候,經常要邀請、接觸名人,有些人沒辦法分辨自己到底是「粉絲」,還是專業經理人,甚至會誤以為自己也躋身名流。

在這樣的迷思下,你可能得到了關係,卻得不到工作的核心競爭力。要分清楚別人尊敬的是你的公司和品牌,而不是你個人。千萬不要把歷史的皇冠戴在自己頭上,而是要小心地捧在手上。(麥立心)

08.低EQ,擺臭臉

劍湖山集團總經理蕭柏勳:服務業要和人近距離接觸,一舉一動客人都看在眼中,所以情緒管理格外重要。

若心情不好就馬上反映在臉上,服務品質馬上大打折扣,顧客看你一張臭臉,哪還肯再上門來?(黃采薇)

09.開會遲到

福特六和汽車人力資源處副總經理葉慶煌:福特六和身為外商公司,經常需要與美國或日本等國進行電話或視訊會議,在各國時差因素影響下,會議準時開始顯得格外重要。許多年輕上班族認為遲到個5分、10分鐘並無大礙,這樣的習慣卻透露出「對別人不尊重」的態度,任何人都可能因為你的遲到延誤了他接下來一天的行程。主管也容易對你的專業、工作品質打折扣。(陳孟珠)

10.亂跳槽

台灣微軟MSN事業處副總經理林燕:網路新興的工作機會特別多,因此從事網路這個行業的年輕人,工作穩定性相對比較不足,經常會因為一些小小的誘人條件而輕易的跳槽,這點是很忌諱的。提醒年輕人在跳槽前,千萬要評估聘雇公司長期的發展及自己的生涯規劃,不要貪一時的小便宜,而影響了下一份工作的職涯發展。(李筑音)

11.太過嚴肅的專業臉孔

書田醫院副院長林乾坤:長久以來醫生為保持專業形象,以及成長背景或許比其他人來得順遂,在看診時習慣以專業用語、嚴肅臉孔面對病人,較少使用諸如「請、謝謝、對不起」的禮貌性用語。事實上醫生應該把病人當作客人,從顧客的角度重新思考醫療服務,聲音放輕、面帶笑容。書田醫院為求服務差異化,安排護理人員每天早上10點與下午3點半「奉茶」,以舒緩院內顧客的等待時間,就是希望從環境與制度改善以往醫院診所的嚴肅氣氛。(陳孟珠)

12.穿著邋遢

廿一世紀公關顧問副總經理丁立宏:現在的年輕人喜歡展現自己的個性,常常會穿著太邋遢。在第一線帶人最常碰到的問題,就是年輕人急於表現自己,想要在穿著上搶眼、突出個性,往往忽略最基本的服裝禮儀。每個不同性質的工作都有它必須具備的專業形象,公關顧問是幫企業包裝活動和形象的角色,穿著整齊合宜、讓大多數的客戶都能接受才是最重要的。(尤可欣)

13.挑工作做

無印良品副總經理王文欣:職場上重視團體工作,而團體工作不是每件任務都很有趣、輕鬆,或你喜歡做的。當你被指派做某件你不想做的事,還能全力以赴達成目標,就容易增加主管對你的好印象。不管原因為何,這都是主管給你的機會。因此,你不停挑工作做,很容易失掉表現、學習、累積經驗和能力的機會。最後就算你很想做某件重大任務,你也沒能力去承擔重任,而且主管會不願意再給你機會。(王曉晴)

14.公務員心態

中華電信協理石木標:最忌諱員工殘留過去民營化前的公務員心態,上班時喝茶、看報、聊天講電話,下午4點一過就開始整理包包等著下班,這些都是舊公務員時代留下的惡習。

現在電信業競爭激烈,不能再像過去一樣坐著等顧客上門、缺乏主動服務客戶的熱忱,反而要更積極培養實力,以免到了公司人事精簡的時候,自己成了被開刀的對象。(李筑音)

15.沒效率

萬事達卡資深總監楊雅婷:金融業競爭激烈,許多事務需要即時溝通,尤其是現在手機、email十分普遍,合作對象也都熟悉高效率作業了。如果員工動作慢,回個信就要一個小時,工作進度一定沒辦法如期達成。(黃采薇)

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補充2010/3/28: 其實天下雜誌用關鍵字"拖延"去搜,也很多這方面的好文哦,

例如 新年新希望,如何不以失敗收場?

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補充12/2/9: 〔破解職場〕說好的使命必達呢?5招對付「拖延」http://www.cw.com.tw/article/article.action?id=5030205
這篇不錯,還蠻精簡的,不過重點還是在"行動的焦點"(知道自己在做什麼)
最近在auo也被提醒到,不能上手? 就從以下三點著手
1、做記錄. 2、時間管理. 3、與其他人inter-lock.

2009年1月6日 星期二

如何改變拖延的習慣

放上一篇最近對我幫助很大的時間管理教學~引用自http://www.gtdlife.cn/2008/1045/how-to-change-protracted-the-custom/ (有蠻多引用的,所以可能要自己去看看)

在gtdlife “關於習慣養成”的討論串下,有朋友提出這樣一個有趣的問題:
我本人還有一個拖延的習慣,很壞。要針對性地克服它,只有想起來就趕緊去行動,可這樣又往往會打亂手頭上正在進行的事情,不知道David有沒有一些有效的建議?不勝感激!

我覺得對待這個問題我們先要把握好自己的原則:一時一事,不要一錯再錯。如果你因為錯過月亮而歎息,你也會錯過星星的。

我個人的建議是這樣的:在做B事的時候發現自己A事還沒有做,或者說A事造成了拖延,這時候你應該良好的把握自己的心理,你有沒有想過你為什麼偏偏在這個時候想到了A事,並且想要去完成它呢?
• 你並沒有集中精力去做B事,不夠投入
• 應該清楚的認識到,你這時候想起A事,是因為你想要逃避B事
• 如果沒有猜錯的話,如果你這時候轉頭去做A事,你還是會對B事念念不忘,這並不是GTD所提倡的,也不是高效能人士所應該採取的措施。
• 在拖延之後,你的GTD系統並沒有處理A事,所以產生焦慮。

是的!拖延=逃避。當你認識到你是在逃避問題之後,你就可以更加坦然的面對了,接下來你應該逐漸訓練自己改掉拖延的習慣,並且嚴格的執行GTD系統,比如說:

1. 一時一事,集中精力做手頭的事情。
2. 當你想起來A事沒有做的時候,個人建議不要放下手頭的事情,因為那就中了你自己的圈套,除非A事特別的緊急,優先級特別的高。
3. 我個人覺得正確的做法應該是把做A事的念頭放入GTD的收集籃裏,然後排除掉對A事的雜念,繼續集中精力做手頭的事情。
4. 當手頭事情處理完畢之後,再去對收集籃裏的A事進行孵化。

這樣做相對於“想起什麼做什麼”有幾個好處:
1. 更專注:這樣效率更高。
2. 更有成就感:兩件事各做50%和100%+0%比起來我更傾向於後者。
3. 不容易丟失思路:當你轉頭處理其他事務時就像是汽車在馬路上刹車、掉頭一樣,很危險,並且很消耗時間,除非你當時走在錯誤的路上。
4. 可以參看我以前寫的“如何應對生活中的臨時突發事件”

拖延的確是一個不太好的習慣,我個人覺得這裏面有一個心理上的因素,根據我個人的經驗,當我不喜歡做某件事,或者某件事對我來說過於龐大,或者時間太短擔心不足以處理某件事的時候,我就會選擇拖延,或者說選擇逃避。

當我認識到這一切的時候我會通過這些措施去改變拖延的習慣:
• 儘量調動自己的情緒:這的確不是簡單的事情,對於實在提不起興趣的事情,我會告訴自己這對自己來說是很重要的,這也就是應用了我以前提到過的,由“興趣驅動”,變為“目標驅動”,您可以試試,對我來說很有效果。
• 儘量對任務進行分解:我估計所有的人看到龐大的任務都會望而卻步,產生逃避的想法,所以我們要做的是對任務進行充分的分解,每次拿出一部分來做,這樣既能提高時間利用率,也有利於保持內心的平靜,這些對於我們完成任務來說都是非常重要的。
• 儘量利用好小的時間片:5分鐘-10分鐘這樣的小時間片足以讓你完成任務的一部分,這有點螞蟻啃大象的意思,但是這總比裹足不前的人要好得多,當慢慢的建立起興趣之後,再利用大的時間片集中搞定它,這也是我的經驗之一,有點類似談戀愛,當雙方通過一點一點的積累,互相有了充分的瞭解之後,才會投入大量的時間去經營兩個人的感情,不是嗎?

後面有一個評論是這麼說的:
大Q 寫到: 針對這種情況,我的建議是,可以把想到的事情記下來,承諾自己在做完手頭上的事情以後再去做想起來的事情。 很多時候,在做一件事情的時候,想起來另外一件事情,並不是因為逃避,而是確實忘記了,在做這一件事情的時候,接觸一些觸發,想到了另外的事情,也許只是 一閃而過。這個時候,往往會擔心另外一件事情,怕完成手頭的事情之後,還是會忘記。所以,建議先記下來,給自己心裏一個承諾,然後全身心的投入到當前的事 情上去。 而且,不管是不是逃避,都該先記下來,等做完手頭的事情再考慮如何處理想到的事情。不管想到的事情,優先級有多高。因為如果高的話,你大概不會忘記;想起 來的時候,大概已經過了一段時間,要重新上手,也許會需要一定的時間的,除非這個事情就如GTD中說的,兩分鐘就搞定,這樣,就去順手做好了。不管怎麼安 排,在自己遵守GTD方法安排的情況下,自己手頭上的事情,都應該是最緊急的。 這個是我的看法,呵呵~~~

oh my: 我都不能再同意更多 ^^, 我的方法是用PDA或計算紙記下待會要做的事,讓自己不分心,因為用筆記住腦袋就應該要忘掉~

2009年1月2日 星期五

你是光華商場的善良男子嗎? 等四篇~

oh my: 這算是一篇改造文吧~ ^^

台北的光華商場,是全台灣電腦資訊軟硬體商品最集中的商區,吸引了許許多多對電腦非常癡迷的人流連其中,男性佔最大多數。孫正華發現,他們是一群具有共同特質的族群——個性善良、不修邊幅,寧願花1萬元買電動玩具、但不願意花1千元買一件衣服。
光華商場的善良男子們,其實是台灣男性對穿著態度的縮影。不過她也看到,其實這些善良男子的心中,並不是希望自己是那個樣子的,只是不知道該怎麼辦而已……

文/鄭淑儀
2003年7月 Cheers雜誌

 穿衣服有一個很有趣的心理。就是你想讓自己消失,或是讓自己成為注目的焦點?這是服裝心理學在研究的一個主題。

 選擇顏色很亮的或設計很誇張的衣服的人,其實就是要讓人看到自己,在人群中突出,例如她會選擇Dior的衣服。而會選擇YOHJI YAMAMOTO(山本曜司)這樣的品牌的人,就是希望自己進入一個場合時不會立刻成為注目的焦點,但當被別人看到時,會覺得很好看,是很低調但對品質很要求的人。
怎麼做才是低調有質感?

 你不希望立刻在一群人當中被看到,但當你被看到時,你會希望給人的第一印象是什麼?如果你希望你被你的上司或同事定義為一個不修邊幅、邋遢的人的話,那OK,你可以這樣子。但是有些人潛在是不希望的,但他也不曉得怎麼辦?

 其實,台灣男人對服裝的心理就是這樣。 實際上,台灣男人一點都不需要追隨設計師所宣告的流行符號,不需要去買個粉紅色或鮮黃色的衣服;只要買些淺灰色、藍色、黑色,不會違背你低調、不想太突出的原則的衣服就夠了。只是如果要進一步,當人家看到你的時候,第一印象覺得,這個人好舒服喔,很值得信賴,這該怎麼做?

 不可否認的,如果你穿衣服太不講究,很多小地方不要求,會給人粗枝大葉的感覺,會有一個帽子扣在你的身上,感覺你的一切都是混亂的。

 我們的社會對男人服裝的標準根本不高,只要進步10%就已經是完美狀況了,他們根本不需要進步60%。但現在可能有很多是0。 光華商場裡的男生,是最典型的。我發現某一種類型的男生都集中在那裡。他們毫不care外在,他們都是善良男子,對於電腦非常癡迷,都是好人,出問題的到底是哪些環節呢?

簡簡單單就100分

 男生的衣服有一個很重要的地方,就是整齊平順。衣服收起來後要摺疊好,不要在皺的狀況下去晾,襯衫要燙過再穿。男生的衣服根本沒有什麼樣式上的變化,好的材質,加上細心的整理,其實就可以接近100分的狀況。

 台灣的男生總是很少去想材質的問題。其實男生的衣服,款式真的不是最重要的。基本的色感,簡單的樣式,例如一件淺灰色的Polo衫,配上一條深灰色的西裝褲或卡其褲,其實就可以了,重點就是你穿的這些衣服,是不是皺得像梅乾菜一樣? 其實在買衣服的時候,買好一點,就解決了大部分的問題。 那到底什麼是好一點的呢?不見得價錢越貴就越好,但可以確定的是,一百塊一件或五百塊三件的西裝褲,一定是不好的。

 品質好的衣服可以一穿再穿,不容易變形。但10萬、20萬一套西裝,對一般人來說,似乎也沒那個必要。 你要注意的是剪裁是不是合身,是不是讓人覺得有精神,然後就是料子,這完全是視覺上的關鍵。

 在搭配上,台灣男人其實是問題不大的。在路上我們很少看到男生穿著花襯衫或顏色很艷的衣服,導致於搭配錯誤的。其實敢穿花襯衫的人,他大多是很用心在外在上的人了,很少會搭配錯誤。所以男生再怎麼搭,感覺上也不會錯太多。

 另外,看一個人,可以看他的鞋子。歐洲人對鞋子的要求很高,有時那跟奢侈無關。其實男生只要有兩雙好鞋就夠了,例如深咖啡色的皮鞋,每一種場合都通,都適用。既然只買兩雙,為什麼不買好一點的呢?
(,,以下略,,,)

oh my: 好,這一篇被點出問題(因為宅男根本不喜歡別人叫他好人或善良男子吧 -_-),然後進入教戰文~向型男轉變吧~

(中間要用三篇文章來介紹,但沒時間,先寫到這了)

  穿西裝,最容易忽略的是釦子。很多人不懂西裝釦子要怎麼釦,何時要解開。甚至有些政治人物,在電視上接受訪問,或發表談話,西裝釦子也釦錯了。簡單說,不管是有兩個釦子或三個釦子,最下面釦子都不能釦。如果只有兩個釦,那只能釦一個釦子;如果是三個釦子,只能釦第一、第二釦子,不能扣第三個釦子。最下面的釦子,只是裝飾。
  至於何時要解開釦子,不懂得人更多。其實這很簡單,穿西裝坐下來時,就要解開釦子,有人說這和英國君主亨利八世有關。坐下不解開釦子,西裝肩膀部份或腹部兩側,往往會被撐起來,下擺也可能皺在一起,很不雅觀。但在某些特殊狀況,也可以不解開釦子。
  領帶部份,最容易犯錯的是太長或太短。一般說來,領帶到腰部,蓋住皮帶環,就可以了。太短不好看,太長也不妥。至於領帶夾,最好是不要用。
  另外,西裝的顏色、襯衫的顏色、領帶的顏色,襪子的顏色,都以保守為宜,而且要互相搭配。服裝配色,可參考尖端出版有限公司出版的《男士服裝配色手冊》。如果不想去研究配色的人,最安全的穿法,是藏青色西裝配白襯衫,領帶用紅色或藏青色斜紋領帶。
  穿西裝是否有典範可模仿呢?其實是有的,那就是007電影中的詹姆斯龐德。如果你注意看詹姆斯龐德的穿著,就會發現不管是釦子、領帶、樣式、配色等等,都是第一流的。穿著高雅,可以當成典範。

引用自六個地方
你是光華商場的善良男子嗎?
型男上班族的四大風格主張
5位達人,讓邋遢男變型男
襯衫的樣式,學會大膽搭配
徐莉玲-大膽找到自己的顏色
http://my-essay.blogspot.com/2006/06/blog-post_16.html
2009/3/10 補充wiki對型男的定義: Metrosexual
2010/2/21 補充: 2010年2月 Cheers雜誌 形象,從照鏡子開始!

一位朋友他主管的名言: 寧可穿Amarni吃路邊攤,也不要穿路邊攤貨吃buffet.
那位朋友也說過,我的一致性很高,從高中到現在穿著都一樣-_-
所以搜索了衣櫃一陣子,翻出一件老爸的衣服,哦,老爸比我有型多了 ^^