文／祝康偉,
2008年2月 Cheers雜誌對於日理萬機的CEO而言，「時間」可說是稀有財，年薪動輒千萬的他們，若仔細計算，時間成本往往高得嚇人。
所以，如何「把時間花在刀口上」，是他們管理時間的不二法則。
到底這些大忙人有哪些獨門的撇步，不僅讓自己忙中有序，還能愈忙愈有效率？且聽3位隱身幕後的超級祕書，分享CEO的時間管理術。
搞懂一星期的「個性學」日本知名經濟評論家中島孝志在《1週必勝術》一書中提出，一星期7天，每天都有不同的「個性」，無論是企劃、開會出差、拓展人脈，在對的時候，做對的事，常常會收事半功倍的效果。
三商行董事總經理毛明宇的祕書楊逸如，對此觀點就深有同感。
她以自己老闆一星期的行程規劃為例，星期一是一週的核心，CEO通常會安排與中高階幹部的例行會議，審視上一週的營業數字，找出問題關鍵，並提出即時的改進方案。
有了星期一對公司上下通盤的了解，補足各項資訊與思索對策。準備充分，進入戰鬥狀態的隔天，也就是星期二，便是CEO向大老闆報告的最好時機。
精創科技總經理陳曉業的祕書何明俐指出，為講求精準與效率，星期一與星期三通常會安排重大決策的會議。有別 於三商行的作法，精創會將星期二刻意空出來不開會，藉這個空檔，讓與會者快速執行星期一的會議結論，並在星期三呈現補強或規劃的結果。「由於週一與週三會 議的重要，相關主管星期四、五就會開始準備星期一的會議資料，讓總經理先看過，節省會議上描述細節的時間，並及早找出錯誤，」何明俐強調。
安排餐敘有學問利用餐敘作內部與外部的溝通聯誼，也有星期個性之分。
以三商行為例，毛明宇會以星期三為界，由於前三天公務繁忙，時間成本較高，交際以中午時間為主，對象為重要但非核心的中低階主管，在這輕鬆的一個半小時間，很快就能掌握第一線執行的狀況，也能適時給予鼓勵。
楊逸如分析，選擇中午時間溝通的好處在於，用餐的閒聊可以降低開會的嚴肅氣氛，加上下午還要上班，有了自然的時間限制，以簡餐的方式不用安排飲酒，時間運用十分經濟。
星期四、五兩天，以經營長遠的人際關係為考量，會以晚餐安排為主。
與午餐的速戰速決，晚餐時間足足多一倍，大約是3個小時，餐點中會搭配酒類，時間成本較高，重點會擺在「搏感情」，無論是重要合約的簽訂，核心幹部的感情聯繫，還是答謝長期合作的供應商，這種軟性的交誼，往往能強化平日的默契與互動關係。
別被出差細節影響時間CEO們國外出差機會多，路途一長，大小狀況在所避免，為了讓會議或參訪時程不受耽誤，事前的預防與臨時應變的能力不可少。
楊逸如提醒，別小看機票與證照在關鍵時刻可能造成的耽誤。
以機票而言，若買的是優惠的機票，來回日期得依規定，毫無彈性，若行程得更改，臨時要從成都到上海，光是處理機票就會耗上許多時間，十分不划算。
另外，還得留意如護照、台胞證等關鍵證件的有效日期，否則急著要出國，卻為這些小事被擋於機場通關大門，意外打亂規劃好的諸多大事，延誤了龐大的商機。
何 明俐進一步提醒，為了讓這些「空中飛人」們有好的表現，提早於前晚到達，隔天開會是最好的安排，因為空出一晚，除了做旅途勞頓與時差調整，還能簡單的與相 關人員會談交誼，或在當地收集重要市場資訊，補強簡報資料。「即使當天往返，都要將到達會議場地時間提前兩個小時，以免路途中的交通狀況影響會議進行，」 何明俐補充。
閱讀省時妙招整天被電話、會議、公文、應酬追著跑的CEO，能從忙碌中找出私人的閱讀時間，變得非常奢侈。
楊逸如分享自己觀察老闆的閱讀方法。因為三商行經營的層面很廣，從百貨到餐飲，毛明宇看的東西也很廣，像是調製咖啡、汽車、休閒方面的雜誌等等，只要目標消費群感興趣的資訊，對未來發展事業有幫助的他都來者不拒。
不但利用零碎時間，為讓閱讀更有效率，他會先從目錄、內文標題、前言以及關鍵章節的內容當中，抓住整本書核心概念，以吸收到一本書的菁華。
若在車上或飛機上看的是雜誌，會把有興趣、且日後用得到的資訊整頁撕下來，回來後歸檔，變成一個專屬自己的創意資料庫。
即時通也是時間幫手
在許多CEO眼中被視為時間殺手的MSN，對於一些善用科技的CEO，卻搖身一變成為時間管理的好工具。
(,,中略,,,)
從以上CEO和祕書們利用時間的妙招，或許可以啟發你對時間運用的省思，幫自己找到一些善待時間的方法，讓生活的品質變好，激發更多的能量！
//
七大關鍵檢視行事曆，成為生活效率家！
行事曆寫滿了事情，就表示很有計畫嗎？有了行事曆，卻還要常常翻名片和便條紙才能找到需要的資訊嗎？七大關鍵檢視你的行事曆，是否雜亂無章、瑣碎的事太多、或是該記的沒記到，讓你的生活更有效率！作者：江佾穎 出處：
Web Only 2008/10幾乎所有時間管理專家都會告訴你：「行事曆是時間管理的重要工具」。
超能力學堂教你行事曆七大關鍵，可以幫你掌握工作及生活節奏，讓你成為生活效率家！
關鍵一、善用代號，節省時間與空間行事曆的格子往往空間有限，可以善用代號來節省空間，更可以省下書寫的時間。
例如「部門會議」用「部門M」表示；「行銷報告」用「行銷R」表示等，你可以發展出自己獨有的代號，但是不要太複雜，以簡潔、自己看得懂為原則。
關鍵二、順手記下相關資訊，例如客戶電話、餐廳地址如果預計中午要打電話給重要客戶，不如在寫行事曆時一併抄下他的電話，可以避免真的要撥電話的時候，還手忙腳亂翻找名片簿。
同樣地，若與客戶餐敘，建議將餐廳訊息寫在一旁，或者直接把名片夾在行事曆本子裡。若你是習慣用電子行事曆的人，就更應該善用「備註」等功能。
關鍵三、生活與工作寫在同一本行事曆養成在行事曆中同時記錄公事和生活事項的習慣，不要使用便條紙或紙條，因為紙條很容易遺失或遺忘。而且行事曆可以讓大小事情一目了然，就可以不必隨時惦記著哪張小紙條上面的事情還沒做、哪些電話要回、哪些家庭用品要添購等。
例如：公務會議、活動、聚會、待辦事項都應該記在同一本行事曆中，也可以同時記錄家人生日、親友婚禮、預計運動時間等生活事項。
關鍵四、每天寫出你的Big 5你的行事曆，可以看出事情的優先順序嗎？想用行事曆掌握時間分配，就要善用80／20法則，用80％的時間先做20％重要的事。
因此，把今天最重要的五件事寫在行事曆空白處，或是用螢光筆標示，基本上只要做完這最重要的五件事，你就完成了今天的任務，其他瑣碎的事情往往可做可不做了，如此一來就能增加工作效率！
關鍵五、在每天的行事曆上寫下你的人生目標行事曆還有一個好處，就是用來擬定計畫，從小計畫到人生的大計畫，都可以列在行事曆中。亨利˙福特曾說「如果將事情分成細部處理，每件事都不難」。
例如你的目標是明年通過英檢考試，或是每週運動30分鐘、定期與家人相處，就應該把這個大目標切成小目標，並且寫在行事曆裡面，天天提醒自己今天該背多少單字、本週應該撥出多少時間去運動，如此一來，你才不會因為忙碌，到了明年才後悔自己一事無成。
關鍵六、一大早就寫好你的行事曆每天花一分鐘檢視你昨天的行事曆，再用十分鐘規劃你今天的行事曆，最後，用三到四分鐘將會用到的相關資料整理好。每天只要十五分鐘，就可以讓今天的時間都在你的掌握中，若是能前一天就寫好行事曆，當然更好！
但是，每天總會有些突然來的電話、訪客干擾你的計畫，因此要留給自己彈性的時間，寫得分秒不差的行事曆，就會缺乏應變的彈性，只會讓你執行起來感到沮喪而已。
關鍵七、最後，最重要的是「持續」行事曆不只能幫你掌握工作，更能幫你規劃生活，但是有毅力每天寫行事曆不容易，只要你每天持續規劃行事曆、確實執行，就能漸漸抓出自己的工作與生活節奏，徹底找出時間的小偷，成為生活效率家！
oh my: 而行事曆,GTD的David Allen說,要視為聖地 ^^,任務放上了就要完成~
