顯示具有 時間管理 標籤的文章。 顯示所有文章
顯示具有 時間管理 標籤的文章。 顯示所有文章

2009年3月1日 星期日

如何改變拖延的習慣-2, 等兩篇,與連結

暨前一篇如何改變拖延的習慣,補上兩篇天下網站的同類型文章,以供對照參考

如何擺脫拖延的壞習慣?
每次總是告訴自己,要盡早開始,但卻一次又一次的對自己食言,怎麼樣也擺脫不掉拖延的壞習慣。其實要改變自己沒有那麼困難,只要開始去做就對了。

明天再做吧!」想必你常常對自己說這句話。儘管最後期限就迫在眉睫,還是提不起勁來,遲遲無法行動,每次都是等到最後一刻,才急急忙忙趕在期限之前完成。

「人們的行為模式多半較重視短期或即將發生的事物,」加拿大卡爾加里大學(University of Calgary)商學院教授皮爾斯‧史提爾(Piers Steel)說。我們對於長期的事件,比較沒有感覺,因此非得等到接近最後期限了,才感覺有工作動力。

但另一方面,我們也很難拒絕短期的快樂或干擾,例如工作到一半去上網看新聞或是回覆剛收到的電子郵件,真正該做的事情卻一直沒做。

然而,愈是拖延,焦慮只會有增無減。英國《心理學》(Psychologies)雜誌表示,雖然人們行為上採取拖延策略,沒有實際行動,但心裡仍不斷想著沒有完成的工作,反而增加焦慮感,永遠無法放鬆,這是許多人壓力的主要來源。

除了以上的心理因素之外,習慣拖延的原因還包括:

1.完美主義:每個人都希望把事情做好,但是對於某些人來說,關於「做好」的定義卻有不切實際的期待。他們要的是完美無缺,容不得絲毫瑕疵,因此往往陷入微不足道的細節之中。

另一方面,也是因為要求完美,總是拖延到最後才開始動手,費了極大的力氣不斷地思考,非得要把所有細節都想清楚了,才會採取行動。

你必須學會區分把事情做對以及做對的事情,」《學習管理時間》(Learn to Manage Your Time)的作者露西‧麥可唐諾(Lucy MacDonald)指出。其實沒有必要為了那些細微的不完美而讓自己一事無成。

2.害怕失敗:因為擔心受到批評或責罵、或是被拒絕,所以不願意去做自己不擅長的或是不熟悉的事情。也因為害怕失敗,所以傾向於負面思考,總是想到最糟的情況,心裡更加焦慮不安。但問題是,愈晚開始,就愈沒有時間好好做事,失敗的機率更高。

先問你自己,到底在害怕什麼?怕被主管責罵、怕丟臉、怕自己顯得能力很差?你擔心的這些情況過去時常發生嗎?還是每次都是自己的想像?

麥可唐諾提醒,不要想著「如果……會怎樣?」的假設性問題,我們總是想得太多、做得太少,即使真正發生了問題,再想辦法解決,而不是先預設一堆問題,限制自己的行動。

3.被迫去做:很多時候,我們之所以拖延,是因為這件事是「被迫去做」,心裡自然而然產生反抗的心理。

這與腦部的運作有關,根據美國《策略與商業》(Strategy+Business)雜誌的報導,當人們依照自己的方式或意願解決問題時,大腦會釋放腎上腺素的神經傳導物質,當體內腎上腺素增加,全身會保持在警戒狀態,有行動力、注意力集中,因此通常會有超乎水準的表現。但如果是被要求去做某件事或是被告知該怎麼做,情況則完全相反。
oh my: 所以人們總會支持自己創造的東西,,,依此類推,交代工作時,要塑造成是被交代者自己創造的東西為宜;

但是,既然是自己不想做的事情,卻又非做不可,何不及早完成,擺脫這個麻煩?

那麼知道拖延原因之後,又該如何克服這個壞習慣?《心理學》雜誌提供了簡單的解決方法。

1.只要5分鐘就好。先不求多,強迫自己花5分鐘的時間做這份工作,通常等到實際去做了之後,才發覺沒有想像中的困難或令人討厭。而且往往只要起了頭,就不願意放棄,既然已經花了5分鐘的時間,不如把它做完。

2.直接找人幫忙。你是不是因為不知道該怎麼做,所以一拖再拖?別再浪費時間自己去想,直接說出你的困難,找人幫忙。不要想著自己解決所有的問題,準時完成工作比較重要。

3.設定短期目標。正如同前面所說,我們習慣拖到快接近最後期限時,才有工作動力。所以,如果是1個月後要完成的工作,就應該排定每星期要完成哪些,這樣就不會因為時間太遙遠,而提不起勁。

4.強迫自己:給自己壓力,強迫自己去做不想做的事情,並堅持下去。「就像郵票黏在信封上,直到信件送到收信人的手上為止,你必須將自己『黏』在某件工作上」美國知名幽默作家喬西‧比林斯(Josh Billings)說。

5.給自己獎勵。一方面給自己壓力,但另一方面也要犒賞自己,每完成一部份的工作,去做有趣的活動,也許是一頓美食或是看藝術表演,除了獎勵自己之外,更可以有一段休息時間,重新累積能量,再繼續工作。

別再為自己的拖延找藉口,只要你開始行動,所有造成你拖延的問題都不存在。

//
令15位成功人物搖頭的壞習慣
01.不講信用

信義房屋董事長周俊吉:不講信用是工作的壞習慣,「人無信不立」,在工作職場上更是如此,小到與人有約要守時,大至生意上幾千萬、幾億之金錢交易,都要信守承諾,不講信用的人不僅讓人看不起,更無法立足於社會之中。所以在信義房屋,要求大小集會都要守時,因為守時就是守信的具體表現,集會遲到就罰站,遲到幾分鐘就站幾分鐘,從董事長到一般同仁都一樣。(羅儀修)

02.沒有好奇心

ING安泰人壽總經理陳丕耀:在工作上,不是你有speed(速度)或是服從目標,就能夠讓你在未來發展有滿意的空間,最重要的還是你的思維。例如,以前工作時常常接到客戶的抱怨,我在思考解決問題時,不是光想如何安撫解決它,而是去check它所有的舊檔案,看看客戶說的問題是新問題還是老問題的延續,重新思考重點,而不是按老方法做事,讓自己在處理這件事情時能展現更高的附加價值。你要做到這樣,就要有「好奇心」,因為好奇心會讓你去想更多,且想要做更多。如果年輕時沒有就養成這種態度,以後要改就不容易。(劉鳳珍)

03.自負

大宇資訊總經理李永進:現在產業競爭的環境愈來愈激烈,愈來愈需要團隊合作。在團隊合作的過程中,最討厭的就是有人特別自負,沒什麼本事卻十分自以為是,這種人不僅聽不下去別人的意見,也會阻礙團隊合作的順利進行。(李欣岳)

04.勝而驕、敗而餒

智冠科技總經理王俊博:在遊戲軟體中,正面臨產品生命週期不斷縮短的挑戰,因此遊戲廠商開發產品的速度要不斷加快。我最討厭整個團隊的情緒,受到一款產品的成功或失敗而大起大落,成功就驕傲、失敗了則氣餒,這對後續的產品開發並沒有好處,最重要的是,要從已經開發的產品經驗中學到教訓。(李欣岳)

05.犯錯不敢講,不懂裝懂又不問

瞻博網路大中華區副總裁于肇烈:做業務的,最忌諱犯錯不敢講,想辦法抹粉。或是怕別人知道你不懂,聽到別人說:「這個infrastructure 非常好」,你就跟著說非常好,這樣別人永遠不知道你不懂,你又不主動學習的話,就永遠不知道它的內涵。長久下去,對訊息的掌握度不夠,會讓公司做錯誤的決策。(盧智芳)

06.不從根本解決問題

台灣肯德基總經理吳美君:我們不希望員工只會頭痛醫頭、腳痛醫腳,在還沒掌握問題根本之前,只去治標不治本。為了尋求問題的本質,找出問題的根源,我們發展了一套“High Impact Coaching(高效能輔導方法)”,透過不斷地追問,讓員工自行找出問題的根本,進而讓工作計劃臻於完善。(羅儀修)

07.把公司的光環戴在自己頭上

萬寶龍總經理顧吉濤:精品業在舉辦很多活動的時候,經常要邀請、接觸名人,有些人沒辦法分辨自己到底是「粉絲」,還是專業經理人,甚至會誤以為自己也躋身名流。

在這樣的迷思下,你可能得到了關係,卻得不到工作的核心競爭力。要分清楚別人尊敬的是你的公司和品牌,而不是你個人。千萬不要把歷史的皇冠戴在自己頭上,而是要小心地捧在手上。(麥立心)

08.低EQ,擺臭臉

劍湖山集團總經理蕭柏勳:服務業要和人近距離接觸,一舉一動客人都看在眼中,所以情緒管理格外重要。

若心情不好就馬上反映在臉上,服務品質馬上大打折扣,顧客看你一張臭臉,哪還肯再上門來?(黃采薇)

09.開會遲到

福特六和汽車人力資源處副總經理葉慶煌:福特六和身為外商公司,經常需要與美國或日本等國進行電話或視訊會議,在各國時差因素影響下,會議準時開始顯得格外重要。許多年輕上班族認為遲到個5分、10分鐘並無大礙,這樣的習慣卻透露出「對別人不尊重」的態度,任何人都可能因為你的遲到延誤了他接下來一天的行程。主管也容易對你的專業、工作品質打折扣。(陳孟珠)

10.亂跳槽

台灣微軟MSN事業處副總經理林燕:網路新興的工作機會特別多,因此從事網路這個行業的年輕人,工作穩定性相對比較不足,經常會因為一些小小的誘人條件而輕易的跳槽,這點是很忌諱的。提醒年輕人在跳槽前,千萬要評估聘雇公司長期的發展及自己的生涯規劃,不要貪一時的小便宜,而影響了下一份工作的職涯發展。(李筑音)

11.太過嚴肅的專業臉孔

書田醫院副院長林乾坤:長久以來醫生為保持專業形象,以及成長背景或許比其他人來得順遂,在看診時習慣以專業用語、嚴肅臉孔面對病人,較少使用諸如「請、謝謝、對不起」的禮貌性用語。事實上醫生應該把病人當作客人,從顧客的角度重新思考醫療服務,聲音放輕、面帶笑容。書田醫院為求服務差異化,安排護理人員每天早上10點與下午3點半「奉茶」,以舒緩院內顧客的等待時間,就是希望從環境與制度改善以往醫院診所的嚴肅氣氛。(陳孟珠)

12.穿著邋遢

廿一世紀公關顧問副總經理丁立宏:現在的年輕人喜歡展現自己的個性,常常會穿著太邋遢。在第一線帶人最常碰到的問題,就是年輕人急於表現自己,想要在穿著上搶眼、突出個性,往往忽略最基本的服裝禮儀。每個不同性質的工作都有它必須具備的專業形象,公關顧問是幫企業包裝活動和形象的角色,穿著整齊合宜、讓大多數的客戶都能接受才是最重要的。(尤可欣)

13.挑工作做

無印良品副總經理王文欣:職場上重視團體工作,而團體工作不是每件任務都很有趣、輕鬆,或你喜歡做的。當你被指派做某件你不想做的事,還能全力以赴達成目標,就容易增加主管對你的好印象。不管原因為何,這都是主管給你的機會。因此,你不停挑工作做,很容易失掉表現、學習、累積經驗和能力的機會。最後就算你很想做某件重大任務,你也沒能力去承擔重任,而且主管會不願意再給你機會。(王曉晴)

14.公務員心態

中華電信協理石木標:最忌諱員工殘留過去民營化前的公務員心態,上班時喝茶、看報、聊天講電話,下午4點一過就開始整理包包等著下班,這些都是舊公務員時代留下的惡習。

現在電信業競爭激烈,不能再像過去一樣坐著等顧客上門、缺乏主動服務客戶的熱忱,反而要更積極培養實力,以免到了公司人事精簡的時候,自己成了被開刀的對象。(李筑音)

15.沒效率

萬事達卡資深總監楊雅婷:金融業競爭激烈,許多事務需要即時溝通,尤其是現在手機、email十分普遍,合作對象也都熟悉高效率作業了。如果員工動作慢,回個信就要一個小時,工作進度一定沒辦法如期達成。(黃采薇)

//
補充2010/3/28: 其實天下雜誌用關鍵字"拖延"去搜,也很多這方面的好文哦,

例如 新年新希望,如何不以失敗收場?

//
補充12/2/9: 〔破解職場〕說好的使命必達呢?5招對付「拖延」http://www.cw.com.tw/article/article.action?id=5030205
這篇不錯,還蠻精簡的,不過重點還是在"行動的焦點"(知道自己在做什麼)
最近在auo也被提醒到,不能上手? 就從以下三點著手
1、做記錄. 2、時間管理. 3、與其他人inter-lock.

2009年1月6日 星期二

如何改變拖延的習慣

放上一篇最近對我幫助很大的時間管理教學~引用自http://www.gtdlife.cn/2008/1045/how-to-change-protracted-the-custom/ (有蠻多引用的,所以可能要自己去看看)

在gtdlife “關於習慣養成”的討論串下,有朋友提出這樣一個有趣的問題:
我本人還有一個拖延的習慣,很壞。要針對性地克服它,只有想起來就趕緊去行動,可這樣又往往會打亂手頭上正在進行的事情,不知道David有沒有一些有效的建議?不勝感激!

我覺得對待這個問題我們先要把握好自己的原則:一時一事,不要一錯再錯。如果你因為錯過月亮而歎息,你也會錯過星星的。

我個人的建議是這樣的:在做B事的時候發現自己A事還沒有做,或者說A事造成了拖延,這時候你應該良好的把握自己的心理,你有沒有想過你為什麼偏偏在這個時候想到了A事,並且想要去完成它呢?
• 你並沒有集中精力去做B事,不夠投入
• 應該清楚的認識到,你這時候想起A事,是因為你想要逃避B事
• 如果沒有猜錯的話,如果你這時候轉頭去做A事,你還是會對B事念念不忘,這並不是GTD所提倡的,也不是高效能人士所應該採取的措施。
• 在拖延之後,你的GTD系統並沒有處理A事,所以產生焦慮。

是的!拖延=逃避。當你認識到你是在逃避問題之後,你就可以更加坦然的面對了,接下來你應該逐漸訓練自己改掉拖延的習慣,並且嚴格的執行GTD系統,比如說:

1. 一時一事,集中精力做手頭的事情。
2. 當你想起來A事沒有做的時候,個人建議不要放下手頭的事情,因為那就中了你自己的圈套,除非A事特別的緊急,優先級特別的高。
3. 我個人覺得正確的做法應該是把做A事的念頭放入GTD的收集籃裏,然後排除掉對A事的雜念,繼續集中精力做手頭的事情。
4. 當手頭事情處理完畢之後,再去對收集籃裏的A事進行孵化。

這樣做相對於“想起什麼做什麼”有幾個好處:
1. 更專注:這樣效率更高。
2. 更有成就感:兩件事各做50%和100%+0%比起來我更傾向於後者。
3. 不容易丟失思路:當你轉頭處理其他事務時就像是汽車在馬路上刹車、掉頭一樣,很危險,並且很消耗時間,除非你當時走在錯誤的路上。
4. 可以參看我以前寫的“如何應對生活中的臨時突發事件”

拖延的確是一個不太好的習慣,我個人覺得這裏面有一個心理上的因素,根據我個人的經驗,當我不喜歡做某件事,或者某件事對我來說過於龐大,或者時間太短擔心不足以處理某件事的時候,我就會選擇拖延,或者說選擇逃避。

當我認識到這一切的時候我會通過這些措施去改變拖延的習慣:
• 儘量調動自己的情緒:這的確不是簡單的事情,對於實在提不起興趣的事情,我會告訴自己這對自己來說是很重要的,這也就是應用了我以前提到過的,由“興趣驅動”,變為“目標驅動”,您可以試試,對我來說很有效果。
• 儘量對任務進行分解:我估計所有的人看到龐大的任務都會望而卻步,產生逃避的想法,所以我們要做的是對任務進行充分的分解,每次拿出一部分來做,這樣既能提高時間利用率,也有利於保持內心的平靜,這些對於我們完成任務來說都是非常重要的。
• 儘量利用好小的時間片:5分鐘-10分鐘這樣的小時間片足以讓你完成任務的一部分,這有點螞蟻啃大象的意思,但是這總比裹足不前的人要好得多,當慢慢的建立起興趣之後,再利用大的時間片集中搞定它,這也是我的經驗之一,有點類似談戀愛,當雙方通過一點一點的積累,互相有了充分的瞭解之後,才會投入大量的時間去經營兩個人的感情,不是嗎?

後面有一個評論是這麼說的:
大Q 寫到: 針對這種情況,我的建議是,可以把想到的事情記下來,承諾自己在做完手頭上的事情以後再去做想起來的事情。 很多時候,在做一件事情的時候,想起來另外一件事情,並不是因為逃避,而是確實忘記了,在做這一件事情的時候,接觸一些觸發,想到了另外的事情,也許只是 一閃而過。這個時候,往往會擔心另外一件事情,怕完成手頭的事情之後,還是會忘記。所以,建議先記下來,給自己心裏一個承諾,然後全身心的投入到當前的事 情上去。 而且,不管是不是逃避,都該先記下來,等做完手頭的事情再考慮如何處理想到的事情。不管想到的事情,優先級有多高。因為如果高的話,你大概不會忘記;想起 來的時候,大概已經過了一段時間,要重新上手,也許會需要一定的時間的,除非這個事情就如GTD中說的,兩分鐘就搞定,這樣,就去順手做好了。不管怎麼安 排,在自己遵守GTD方法安排的情況下,自己手頭上的事情,都應該是最緊急的。 這個是我的看法,呵呵~~~

oh my: 我都不能再同意更多 ^^, 我的方法是用PDA或計算紙記下待會要做的事,讓自己不分心,因為用筆記住腦袋就應該要忘掉~

2008年12月8日 星期一

什麼是GTD呢?

在放完一系列時間管理的好文後,回到我常提到的GTD,
首先感謝身旁就有一些檔案管理與時間管理的高手可以學習,但也很慶幸自己能夠發現GTD這本好書,一開始的基礎才能是紥實的(雖然實踐上還是跌跌撞撞),在這引用Browny WalkingGTDlife的文章來分享給大家~

總是覺得一天 24 小時不夠用嗎,常常有很忙 的 fu,可是每當太陽下山一天過去了,才發現什麼正事也沒做到,Get Thing Done 這個方法,或許可以幫助你喔...

Getting Thing Done 簡稱 GTD,是一種管理行動的方法 (action management method)。由 David Allen 所提出。不同於其他的 時間管理方法,
GTD 最重要的點子就是 依據任務和其本身相關的資訊來對各種任務作分類管理 (grouping tasks by the context),由於我們大腦的提醒系統 (reminder system) 是相當沒有效率的,尤其對於時間和地點的記憶!因此,GTD 主張 腦子應用來思考而非記憶!

以下就 Wikipedia 上所描述的 GTD 和大家做一個簡單的介紹:

物有本末先後,事有輕重緩急,我們每天所 需要處理的事情 (task) 千奇百怪,GTD 強調的並非先將 事件的優先特性 排列出來。Allen 強調的兩大觀念是 Control 和 Perspective,對你要處理的事情充分的掌控,並且對他有透徹的瞭解

簡單來說,GTD 的哲學就是 將你所要處理的所有事情 變的容易 紀錄、追蹤、和取得其所有相關的資訊。平常我們會在桌面上放一些黃色便條紙來提醒我們有什麼事情該記得做,我們可以把 GTD 想像成一個更強大的便條紙系統!


//
再論什麼是GTD, from GTDlife

GTD的概念首先來自於一個人,和一本書,這個人是David Allen,這本書是《搞定》或叫《儘管去做》(簡體中文版 下載)也就是《Getting Things Done》(英文版 下載),您猜的沒有錯David Allen就是這本書的作者,他後續還出版了一本《結果第一》,在GTDLife.cn上也有這本書的中文版電子書下載

GTD是英文Getting Things Done的縮寫, 是一種行為管理的方法,我們目前的GTD愛好者通過學習這樣的一種行為管理方法,掌握了一種GTD式的生活方式,這種生活方式的境界是“心如止水

和其他空洞的《時間管理的XXX個秘訣》書不一樣,GTD是一種切實可行的方法論,我們所需要做的,是如何將這種方法論和自己的環境、性格結合起來,提煉出一種屬於自己的GTD方法。

GTD的主要原則在於一個人需要通過記錄的方式把頭腦中的各種任務移出來.通過這樣的方式,頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情

"把所有事情都從你的腦袋里弄出來。在事情出現就做好相關行動的一系列決定,而不是在事情爆發的時候。以合適的類別組織好你的項目的各種提醒以及下一步的行動。保持你的系統更新和完整,充分地檢查,使你在任何時候都能信任你的對於你正在做(或者不做)的事情直覺的選擇。"

GTD的背景我們就簡要的介紹到這裏,重要的是下面這些部分:

GTD的流程
GTD的流程分為“五個水平流程”和“六個不同高度

五個水平流程包括:收集、處理、組織、回顧、執行

六個高度包括:下一步行動、任務、責任範圍、目標、願景、原則

具體的內容,在我的blog有比較詳盡的解釋,這裏給大家用一句話大致描述一下吧~
收集:將大腦清空,把所有的雜事放入收集籃
處理:對雜事進行加工,找到下一步行動和成功願景
組織:將加工好的雜事放入你自己的清單系統內,做到各就各位
回顧:有規律性的回顧你的清單,時刻保持大腦空白狀態
執行:利用你的清單以及情境,合適的時間、環境做適合的事情。

2008年2月25日 星期一

我的訊息處理生活

因為寶寶出生所以時間更顯珍貴,所以有感而發

原來我叫"人不可一日無PDA運動",後來我叫KM(Knowledge management),現在流行叫GTD(Getting Things Done),

都是在講如何處理手邊的資訊,因為有些朋友比我還不了解所以在這舉出自己的例子,

一開始是覺得東西太多記在腦袋很煩燥,所以記在PDA裡就能先全部忘掉,

而且有鑑於對傳統如電視媒體的灰心,所以用網路如一些BLOG或專門的網站做訂製的要求,這個時候google閱讀這種RSS訂閱就變得很有用,

問題來了,一天要看30篇以上的文章,就必須有技巧的處理動輒上百篇的訂閱內容,更何況平時要處理的其他訊息了,如PDA內容、工作上的溝通等等,

因為時間有限,所以我就先po一下基本的原則與圖片:

台灣版翻譯:
蒐集 -> 處理 -> 組織 -> 檢討 -> 行動

海外版翻譯:
收集 -> 處理 -> 管理 -> 回顧 -> 執行

工作流程圖,我叫它八塊圖:
(而這八塊,我都把它對應到自己的PDA上的thinking、PM、等等類別的檔案上)

//
最後我想說,GTD雖然是一個好用的工具,但是畢竟是工具,

以目前的時間精力,我無法做太多的研究或推薦,而且對很大一部份人來說,或許一張工作清單,就是實現GTD最好的方法;

我能做的,只有自身不斷的反覆練習與改善,,能做的,就是好好維持這個BLOG,

其它的事,交給有心人吧,在這推薦http://www.mifengtd.cn/http://www.gtdlife.cn/
*diary

2008年2月21日 星期四

超級祕書「管理」老闆的祕訣 與 七大關鍵檢視「行事曆」,成為生活效率家!與

超級祕書「管理」老闆的祕訣: 日理萬機的CEO們,到底是怎樣運用時間呢?其實,他們幕後有一群幫忙處理各種細節的重要推手,「管理」著CEO的寶貴時間及銜接流程。且讓這群超級祕書示範安排行程與省時的訣竅,也透露CEO的時間管理術!

文/祝康偉,2008年2月 Cheers雜誌

對於日理萬機的CEO而言,「時間」可說是稀有財,年薪動輒千萬的他們,若仔細計算,時間成本往往高得嚇人。
所以,如何「把時間花在刀口上」,是他們管理時間的不二法則。
到底這些大忙人有哪些獨門的撇步,不僅讓自己忙中有序,還能愈忙愈有效率?且聽3位隱身幕後的超級祕書,分享CEO的時間管理術。

搞懂一星期的「個性學」

日本知名經濟評論家中島孝志在《1週必勝術》一書中提出,一星期7天,每天都有不同的「個性」,無論是企劃、開會出差、拓展人脈,在對的時候,做對的事,常常會收事半功倍的效果。

三商行董事總經理毛明宇的祕書楊逸如,對此觀點就深有同感。
她以自己老闆一星期的行程規劃為例,星期一是一週的核心,CEO通常會安排與中高階幹部的例行會議,審視上一週的營業數字,找出問題關鍵,並提出即時的改進方案。

有了星期一對公司上下通盤的了解,補足各項資訊與思索對策。準備充分,進入戰鬥狀態的隔天,也就是星期二,便是CEO向大老闆報告的最好時機。

精創科技總經理陳曉業的祕書何明俐指出,為講求精準與效率,星期一與星期三通常會安排重大決策的會議。有別 於三商行的作法,精創會將星期二刻意空出來不開會,藉這個空檔,讓與會者快速執行星期一的會議結論,並在星期三呈現補強或規劃的結果。「由於週一與週三會 議的重要,相關主管星期四、五就會開始準備星期一的會議資料,讓總經理先看過,節省會議上描述細節的時間,並及早找出錯誤,」何明俐強調。

安排餐敘有學問

利用餐敘作內部與外部的溝通聯誼,也有星期個性之分。
以三商行為例,毛明宇會以星期三為界,由於前三天公務繁忙,時間成本較高,交際以中午時間為主,對象為重要但非核心的中低階主管,在這輕鬆的一個半小時間,很快就能掌握第一線執行的狀況,也能適時給予鼓勵。

楊逸如分析,選擇中午時間溝通的好處在於,用餐的閒聊可以降低開會的嚴肅氣氛,加上下午還要上班,有了自然的時間限制,以簡餐的方式不用安排飲酒,時間運用十分經濟。

星期四、五兩天,以經營長遠的人際關係為考量,會以晚餐安排為主。

與午餐的速戰速決,晚餐時間足足多一倍,大約是3個小時,餐點中會搭配酒類,時間成本較高,重點會擺在「搏感情」,無論是重要合約的簽訂,核心幹部的感情聯繫,還是答謝長期合作的供應商,這種軟性的交誼,往往能強化平日的默契與互動關係。

別被出差細節影響時間

CEO們國外出差機會多,路途一長,大小狀況在所避免,為了讓會議或參訪時程不受耽誤,事前的預防與臨時應變的能力不可少。

楊逸如提醒,別小看機票與證照在關鍵時刻可能造成的耽誤。
以機票而言,若買的是優惠的機票,來回日期得依規定,毫無彈性,若行程得更改,臨時要從成都到上海,光是處理機票就會耗上許多時間,十分不划算。

另外,還得留意如護照、台胞證等關鍵證件的有效日期,否則急著要出國,卻為這些小事被擋於機場通關大門,意外打亂規劃好的諸多大事,延誤了龐大的商機。

何 明俐進一步提醒,為了讓這些「空中飛人」們有好的表現,提早於前晚到達,隔天開會是最好的安排,因為空出一晚,除了做旅途勞頓與時差調整,還能簡單的與相 關人員會談交誼,或在當地收集重要市場資訊,補強簡報資料。「即使當天往返,都要將到達會議場地時間提前兩個小時,以免路途中的交通狀況影響會議進行,」 何明俐補充。

閱讀省時妙招

整天被電話、會議、公文、應酬追著跑的CEO,能從忙碌中找出私人的閱讀時間,變得非常奢侈。

楊逸如分享自己觀察老闆的閱讀方法。因為三商行經營的層面很廣,從百貨到餐飲,毛明宇看的東西也很廣,像是調製咖啡、汽車、休閒方面的雜誌等等,只要目標消費群感興趣的資訊,對未來發展事業有幫助的他都來者不拒。

不但利用零碎時間,為讓閱讀更有效率,他會先從目錄、內文標題、前言以及關鍵章節的內容當中,抓住整本書核心概念,以吸收到一本書的菁華。
若在車上或飛機上看的是雜誌,會把有興趣、且日後用得到的資訊整頁撕下來,回來後歸檔,變成一個專屬自己的創意資料庫。

即時通也是時間幫手
在許多CEO眼中被視為時間殺手的MSN,對於一些善用科技的CEO,卻搖身一變成為時間管理的好工具。

(,,中略,,,)

從以上CEO和祕書們利用時間的妙招,或許可以啟發你對時間運用的省思,幫自己找到一些善待時間的方法,讓生活的品質變好,激發更多的能量!

//
七大關鍵檢視行事曆,成為生活效率家!
行事曆寫滿了事情,就表示很有計畫嗎?有了行事曆,卻還要常常翻名片和便條紙才能找到需要的資訊嗎?

七大關鍵檢視你的行事曆,是否雜亂無章、瑣碎的事太多、或是該記的沒記到,讓你的生活更有效率!

作者:江佾穎  出處:Web Only 2008/10

幾乎所有時間管理專家都會告訴你:「行事曆是時間管理的重要工具」。
超能力學堂教你行事曆七大關鍵,可以幫你掌握工作及生活節奏,讓你成為生活效率家!

關鍵一、善用代號,節省時間與空間
行事曆的格子往往空間有限,可以善用代號來節省空間,更可以省下書寫的時間。
例如「部門會議」用「部門M」表示;「行銷報告」用「行銷R」表示等,你可以發展出自己獨有的代號,但是不要太複雜,以簡潔、自己看得懂為原則。

關鍵二、順手記下相關資訊,例如客戶電話、餐廳地址
如果預計中午要打電話給重要客戶,不如在寫行事曆時一併抄下他的電話,可以避免真的要撥電話的時候,還手忙腳亂翻找名片簿。
同樣地,若與客戶餐敘,建議將餐廳訊息寫在一旁,或者直接把名片夾在行事曆本子裡。若你是習慣用電子行事曆的人,就更應該善用「備註」等功能。

關鍵三、生活與工作寫在同一本行事曆
養成在行事曆中同時記錄公事和生活事項的習慣,不要使用便條紙或紙條,因為紙條很容易遺失或遺忘。而且行事曆可以讓大小事情一目了然,就可以不必隨時惦記著哪張小紙條上面的事情還沒做、哪些電話要回、哪些家庭用品要添購等。

例如:公務會議、活動、聚會、待辦事項都應該記在同一本行事曆中,也可以同時記錄家人生日、親友婚禮、預計運動時間等生活事項。

關鍵四、每天寫出你的Big 5
你的行事曆,可以看出事情的優先順序嗎?想用行事曆掌握時間分配,就要善用80/20法則,用80%的時間先做20%重要的事。
因此,把今天最重要的五件事寫在行事曆空白處,或是用螢光筆標示,基本上只要做完這最重要的五件事,你就完成了今天的任務,其他瑣碎的事情往往可做可不做了,如此一來就能增加工作效率!

關鍵五、在每天的行事曆上寫下你的人生目標
行事曆還有一個好處,就是用來擬定計畫,從小計畫到人生的大計畫,都可以列在行事曆中。亨利˙福特曾說「如果將事情分成細部處理,每件事都不難」。
例如你的目標是明年通過英檢考試,或是每週運動30分鐘、定期與家人相處,就應該把這個大目標切成小目標,並且寫在行事曆裡面,天天提醒自己今天該背多少單字、本週應該撥出多少時間去運動,如此一來,你才不會因為忙碌,到了明年才後悔自己一事無成。

關鍵六、一大早就寫好你的行事曆
每天花一分鐘檢視你昨天的行事曆,再用十分鐘規劃你今天的行事曆,最後,用三到四分鐘將會用到的相關資料整理好。每天只要十五分鐘,就可以讓今天的時間都在你的掌握中,若是能前一天就寫好行事曆,當然更好!
但是,每天總會有些突然來的電話、訪客干擾你的計畫,因此要留給自己彈性的時間,寫得分秒不差的行事曆,就會缺乏應變的彈性,只會讓你執行起來感到沮喪而已。

關鍵七、最後,最重要的是「持續
行事曆不只能幫你掌握工作,更能幫你規劃生活,但是有毅力每天寫行事曆不容易,只要你每天持續規劃行事曆、確實執行,就能漸漸抓出自己的工作與生活節奏,徹底找出時間的小偷,成為生活效率家!

oh my: 而行事曆,GTD的David Allen說,要視為聖地 ^^,任務放上了就要完成~

希望這兩篇 一周工作安排方式與行事曆要點,能夠幫助大家~

2008年2月6日 星期三

你的未來,決戰「早晨」 與 大老闆的6個「自律」祕訣

大老闆的6個自律祕訣

作者:楊淑娟  出處:天下雜誌 343期 2006/03

相關關鍵字:超能力學堂/時間管理/名人讀書會

坐擁半壁江山的明星CEO們時間有限,卻能運籌帷幄、日理萬機,還可以享受生活,他們在生活上有哪些自律祕訣,能讓他們輕鬆完成拚戰任務?


他們跟我們一樣,一天只有二十四個小時,每天被會議、專案追著跑,電話、E-mail沒有停過,永遠有忙不完的事。

但是他們卻有辦法氣定神閒地回家吃晚飯、陪家人,常常繞著地球飛也一樣神采奕奕,更不要說管理全世界最大的幾個企業,日理萬機之餘還能講求身心靈的平衡自在。

這些商場的一級戰將在《BusinessWeek》、《Fortune》以及《華爾街日報》、《高速企業》等媒體上披露他們拚戰、自律的祕訣。

祕訣1:一日之計在於晨

這些執行長級的明星們幾乎都有一樣的習慣,那就是早起,而且是非常早。

星巴克咖啡的總裁蕭茲、法國雷諾與日本日產汽車的執行長高森、寶鹼的執行長賴夫里都是五點多就起床,思考、看報、聽各地的業務簡報,然後在電話蜂湧而來之前就進辦公室處理公務,因為這樣不受打擾,思考與工作都事半功倍。

太平洋投資管理公司的投資長葛洛斯甚至每天四點半就起床,不到六點就進辦公室。如此一來,身處美州西岸的他才能及早接收當天東岸上午八點半(西岸五點半)宣布的種種經濟指標,早一步因應投資策略。

也因為他們早起,更早開始、更有效率地工作,所以多半可以在七、八點就回家吃晚飯、陪家人與休息。

清晨的黃金時光除了掌握工作先機,也要攝取高纖元氣食物。賴夫里就特別強調飲食對工作績效的重要,他的早餐包括一杯蔬果汁、半個培果麵包以及一杯優格。

有異曲同工之妙的是剛卸下美國聯準會主席重任的葛林斯班,他的早餐是一碗燕麥粥和一杯無因咖啡。

祕訣2:要靜也要動

跟多數忙碌的上班族大不相同的是,他們再忙也會撥時間運動,並且靜下來獨處。

每天上午八點半到十點,葛洛斯都拋下緊迫逼人的數字與投資,到辦公室對街的健康俱樂部運動與做瑜珈。這是他的「天堂」,遠離噪音、辦公室、交易以及彭博資訊網上的種種數字,「腦中一些重要的燈泡會突然亮起來,這是我一天中最珍貴的時光」。而且,有許多好點子就是在這個天堂時間、葛洛斯的倒立瑜珈動作間浮現。

葛洛斯這個運動的習慣三十年如一日,只有兩、三次有同事過馬路去把他叫回辦公室,其中之一是一九八七年的股市崩盤。

只要有心,隨時隨地都可以運動。高盛證券的總裁保爾森到中國出差時,就選六點鐘可以抵達的班機,到飯店後,直奔健身房,運動完後再開始工作。第二天早晨,一樣先到健身房報到。

除了動,CEO們也講求獨處、思考的時間。法國雷諾與日本日產汽車的執行長高森要求祕書不要在八點以前排會議,好讓他靜下來獨處。自己領導公司的知名時裝設計師王薇薇(Vera Wong)則特別珍惜獨處的夜間時刻,因為白天幾乎都在「救火」,只有此時能不受打擾、平靜地思考。

祕訣3:一定要休息

有趣的是,許多上班族被工作逼得加班不停、無法休假,這些高級主管卻強調,一定要休息。

每天、每週都要挪時間休息,做點有趣的事。

即使是在高競爭壓力的汽車業工作,高森仍不把工作帶回家。回家就是休息充電,跟孩子們玩,週末也不例外。而且他發現,藉此可以跟工作上面臨的問題有一點距離,星期一回去上班後,反而把問題看得更清楚,更能迎刃而解。

Google的副總裁梅爾每週五則是六點就下班,然後到舊金山玩耍。

就算是出差,寶鹼的賴夫里也在飯店靜坐休息五、十或十五分鐘,讓自己平息。「一定要休息,即使連星期天晚上都在加班也不例外,」賴夫里強調。

每幾個月更要大休一次。梅爾每四個月休一星期長假,星巴克咖啡的蕭茲每七個星期就旅行一趟,像海綿一樣,盡情吸收不同世界的精華。

祕訣4:分秒必較

要這麼愜意地休息,平時一定要有效率地管理時間。

星巴克咖啡在全球每五個小時就開一家分店,蕭茲用全球時區來做時間管理區隔。清早與上午,他專注歐洲的事務;接下來的時間留給美國業務;晚上就和亞洲通訊。

住在美國負責日產北美業務的高森則每個月都要飛日本與法國一次。他把這些時間固定,每個月的第一個星期在巴黎、第三個星期在日本。因為時間有限,他規定每個會議都不能超過一個半小時,一半時間報告、一半時間討論。

高盛的保爾森也以掌握時間精準聞名。如果晚上有應酬,大家都知道,要在六點半開始,八點半以前結束。這樣他才能十點就上床睡覺,第二天早上五點半起床運動。

祕訣5:電子產品不照單全收

他們的生活這麼忙碌,企業要與時精進,一定也大量使用電子產品才能掌握資訊、跟得上時代吧?

事實並非如此。許多CEO只選擇性地使用大家幾乎不離手的電話、手機與電子郵件。

在分秒必爭的金融業,保爾森沒用過電子郵件;葛洛斯不太讀電子郵件,也沒有手機,而且除了妻子打來的電話以外,一天只接三、四通電話,「我的座右銘就是,我不想被連結,我想跟大家斷線。」

另外,遍布全球的DLA Piper Rudnick Gray Cary律師事務所合夥人舒曼從不開手機,因為她不是在開會就是在和客戶面談,想給客戶十足的注意力與尊重,不想被干擾。王薇薇也只接需要在三分鐘內得到答案的緊急電話,「如果我一直在接電話,就什麼事都沒辦法做了。」

但是多數人有他們依賴的電子配備。在網路上闖前鋒的Google工作,梅爾不可能不用電子郵件,但是她用收發快速的郵件軟體Pine來處理一天七、八百封的郵件。

旅遍全球,蕭茲的PDA手機則使用幾乎在世界各地都可以通用的GoodLink收信與安排、記錄各種行程。

至於北美流行、容易收發郵件的智慧型手機Blackberry,則被賴夫里或哈潑柯林斯出版社的執行長弗里德曼用來傳送即時短訊,即使他們不見得喜歡這台小機器。

如果真的要掌握許多即時資訊,CEO們顯然鍾愛Dashboard軟體。軟體公司甲骨文的執行長艾利森在新婚蜜月時,就是靠著Dashboard在私家遊艇上隨時接收最新的業績資訊。包括微軟、奇異、湯廚等公司的高階主管也都是Dashboard的愛用者。

祕訣6:始終要回歸人性

不論這些企業菁英們的生活再怎麼有效率、再怎麼講求秩序、科技再怎麼進步,他們還是強調,一切要以人為本,講求人性。

賴夫里在辦公室擺了造型奇特有趣、甚至是粉紅色、黃綠色的座椅,希望人們願意進來多走走聊聊,不要覺得那麼不可親近。蕭茲跟各國分公司聯繫時,除了問業績,也記得恭喜對方,因為這些人際間的對話是很重要的。高盛的保爾森則親自打電話給六十來個CEO朋友賀年,雖然煞費多時,「但是感覺棒透了!」

企業CEO的電子寶貝

這些電子配備讓他們工作更有效率。

●電子配備或軟體:Pine

功能:用文字介面收發郵件,速度較快

使用者:Google副總裁梅爾

●電子配備或軟體:GoodLink

功能:PDA手機軟體,電郵軟體可以應用於所有運行微軟Windows Mobile軟體的無線設備,容易在世界各地通用,也更容易打開郵件的附件,允許執行多項任務,而且能夠更清楚地顯示出日誌上計劃衝突的地方

使用者:星巴克咖啡總裁蕭茲

●電子配備或軟體:Blackberry

功能:智慧型手機,附有小型的完整鍵盤,可以容易收發電子郵件與傳送簡訊

使用者:寶鹼執行長賴夫里、哈潑柯林斯出版社執行長弗里德曼

●電子配備或軟體:Dashboard

功能:應用軟體,只要一個按鍵就可以收到各地最新的資訊

使用者:甲骨文執行長艾利森、微軟執行長包爾默

oh my: 不過像我們這些年紀左右的不要不開機好嗎...


//
你的未來,決戰早晨

作者:吳琬瑜.張漢宜  出處:天下雜誌 390期 2008/01

一種叫做「晨型人」的新人種,正迅速在日、韓、台灣掀起風潮。利用上班之前的時間,為自己的人生開拓不同的可能性,你,準備好加入「晨型人」的行列了嗎?

冬天六點半,天光漸漸亮。台北國父紀念館廣場已被各種早起團體分隔得體無完膚,充滿活力與朝氣,沒有一絲黑夜的猶豫、遲疑或浪漫的氣氛。

做瑜珈的人佔據了大門口的草皮,貼在地上做魚式動作。廣場的中央放著響亮的音樂,一群人使勁地跳舞。不遠處有一群人跟著老師做太極導引,緩慢中呼吸與使力,各佔地盤。

當然還加入每天都來報到的奧圖碼亞洲區總經理郭特利,在十二度的低溫中,穿著無袖黑色背心練跆拳道,跑三千公尺。「不要覺得辛苦,英雄是打出來的,功夫是練出來的,」郭特利認為天天早起能夠鍛鍊紀律與堅毅的性格,才能打出奧圖碼在全球投影機市場第二名的品牌之路。

晨型人來了!

有人早起鍛練意志力。

新任的韓國總統李明博,二○○四年是首爾市市長,當時他接受《天下雜誌》專訪時表示,每天清晨四點半起床,運動一小時,閱讀一小時,從不間斷。這位種過田、當過建築工人、市場清潔工、現代建設CEO的總統,早起的習慣鍛鍊堅韌的意志力,當選之後提出的政見是「無論如何,都要拚經濟!」希望能帶領韓國在十年內,成為世界第七大經濟體。

有人早起悟人生,發揮創意。

今年初才開畫展「花甲」的蔣勳,連續八年夏天在法國巴黎畫畫。蔣勳提起這一次「花甲」的繪畫狀態和過去大不相同。過去好像要抓住短暫的夏日時光,畫得很急也很亢奮,到了六十花甲,生命面對一個週期的完成,覺得有一種領悟的安靜,生命也不再只是短暫青春的眷戀,不再只是夏日時光的亢奮,「每一個清晨,從黎明日出的微光看花,靜坐在花前,像參悟生命的來日方長,是歲月的老花,是頭髮的花白,但是也是生命的燦爛之花。」這一次他只畫了六張畫,但是其中兩幅已經被知名媒體人陳文茜與聯電集團的創辦人曹興誠收購珍藏。

蔣勳最黃金的工作時間一直是早上六點到九點,排除任何電話與干擾,九點之後,覺得已經專注工作三小時,之後的時光就隨心所欲。

有人早起追求健康。

早起運動最著名的企業家是台塑集團創辦人王永慶,整個台塑集團也承襲了早起運動的生活習慣。台塑集團副董事長王永在,不論刮風下雨,喜歡在早上五點打高爾夫球,是早場球賽的愛好者。

台塑關係企業行政中心副總裁王瑞華,每天早上六點起床,花二十分鐘跑跑步機三千公尺,再打一套太極導引與瑜珈融會合成的運動三十分鐘,多年如一日。身材清瘦、個性內斂的王瑞華分享早起運動的好處,「根據研究,有運動和多吃蔬果的人,平均壽命比不運動、不注重飲食養生的人,多了十四年。」她身兼長庚生物科技公司副董事長,身體力行養生之道。

有人早起維繫友誼。

由前財政部次長、現任匯宏顧問董事長楊子江號召的政大金融人早起聚會,每週六日沿著政大校園山路走一圈,不分晴雨,已經十年,包含了會計師、財富管理、銀行家、租賃業、媒體業等事業人士。

時間管理往早晨延伸

早起,不再只是個別行動,已經在許多國家蔚為風潮。

日本興起時間管理新概念。一種叫做「晨型人」的新人種,正迅速掀起風潮。其中的主要概念就是:你的未來,決戰早晨。

以往的時間管理是「注重效率」、「運用密度」與「化零為整」。例如,原本需要三小時才能做好的事,怎樣才能夠在一小時內完成;或是利用每天搭車通勤的零碎時間,準備資格考試;或是運用行動通訊,有效處理事情。

全球化運作,工作不落日。當時間管理發揮到極致,然後呢?

愈來愈多上班族發現,午休時,忙得連吃飯的時間都沒有,或是必須跟同事客戶吃飯以維繫人脈,根本沒空做自己的事。晚上加班、應酬之後,拖著疲累身軀回家,當父母還得陪小孩,洗澡後頂多看一下書或電視,就差不多該睡覺了。

利用下班後充實自己?沒時間,累斃了。而且在疲倦狀態下,精神難集中,學習效果也不好。因此,當這些時間管理的理論發揮到極致之後,上班族還是覺得時間不夠用。此時,時間管理的新戰場,就開始向早晨延伸。

台灣麥當勞總裁李明元觀察,全球化時代,二十四小時都有人在工作,麥當勞速食延長為二十四小時。其中成長最快的時段就是早餐時間,五年來營業額累計成長二五%,「早餐的銷售時段從早上六點往前推至四點,」李明元說。

數字證明,近年來,的確有愈來愈多人早起投入工作。

(...以下恕刪)

引用自天下雜誌你的未來,決戰早晨大老闆的6個自律祕訣

oh my: 難怪今天我和老婆說家裡小baby都凌晨一點到四點起床,老爸就說,現在做老闆的流行早起啦~ -_-

2007年9月1日 星期六

效率祕技- 作分類,時間規畫更有效率「A、B、1、2、3」

效率祕技/作分類,時間規畫更有效率

整理‧撰文/謝明彧


文章來源《經理人月刊》6月號

每個人每天都有大大小小的事情需要處理,如果沒有規畫流程,日子一定會亂成一團。所以為事情排定優先 順序,正是妥善管理時間的重要第一步。但事情眾多,該怎麼安排呢?《個人時間管理》一書建議,首先,先在腦中回憶一下自己的目標,判斷出各項工作對自己目 標達成的重要性。接著,再依照工作的「重要性」和「緊急性」,將其分為A、B兩類,A類為今天必須完成的工作,其餘的則歸B類。要注意的是,A類工作不一 定比B類重要,而是對今天而言,A類工作應該優先於B類處理。而一般來說,不論是A類或B類工作,都可以再分成以下3種類型:

1.欲交代部屬或他人處理的工作。

2.需要與人聯絡協調的工作。

3.必須親自單獨處理的工作。

作者建議,一天的時間安排上,最好就照這3項的順序處理。優先處理「欲交代部屬或他人處理的工作」,是因為別人也有自己的工作規畫排程,如果能儘早將需要對方處理的工作告訴他,對他人和自己都是一大方便。

接著處理「需要與人聯絡協調的工作」,理由是因為現代人工作忙碌,找人不是一件容易的事。但由於每個 人早上都一定得進辦公室,所以一早就撥電話的話,順利聯絡上的機率最大,就算對方還未進辦公室,也可留言請他回電,避免錯過。而且及早聯絡,對於見面等時 間安排也較容易,不然等到下午才聯絡,一旦對方沒法空出時間,事情就必須拖到隔天進行。

等做完前面兩項需要和人聯絡溝通的事項,即可處理「必須親自單獨處理的工作」。重點在於不管 有多少會要開,一定要每天為自己空出兩段、每段約1~2小時的專心時間,全心處理工作不被打擾。當然每天上班時間都會不斷湧入許多瑣事,若不是非常緊急, 就將其挪前或延後,不要打斷既定的專心時間。

oh my: 雖然GTD教我們用清單來控制,但這個「A、B、1、2、3」的方式也是一個清楚好用的原則哦, 20081031補充

規畫完成後就可開始執行,在還沒完成A類工作前,不可以處理B類工作。屬於同類工作的優先順序,則沒有特別的規定,但必須遵守一次只做一件事的原則,也就是「做完一件工作後,才可以開始下一件工作」,因為根據調查顯示,變換工作順序,正是浪費時間的主因之一。
每天下班前看看自己完成了幾樣工作,雖然不一定每天都能將希望完成的AB兩類工作全部做到,但只要你能依據重要的次序處理事情,最重要的A類工作必定會都已完成了。(取材自《個人時間管理》,遠流出版。)

-更多精采內文請詳見本期《經理人月刊》6月號