文／祝康偉,2008年2月 Cheers雜誌
對於日理萬機的CEO而言，「時間」可說是稀有財，年薪動輒千萬的他們，若仔細計算，時間成本往往高得嚇人。
所以，如何「把時間花在刀口上」，是他們管理時間的不二法則。
到底這些大忙人有哪些獨門的撇步，不僅讓自己忙中有序，還能愈忙愈有效率？且聽3位隱身幕後的超級祕書，分享CEO的時間管理術。
搞懂一星期的「個性學」
日本知名經濟評論家中島孝志在《1週必勝術》一書中提出，一星期7天，每天都有不同的「個性」，無論是企劃、開會出差、拓展人脈，在對的時候，做對的事，常常會收事半功倍的效果。
三商行董事總經理毛明宇的祕書楊逸如，對此觀點就深有同感。
她以自己老闆一星期的行程規劃為例，星期一是一週的核心，CEO通常會安排與中高階幹部的例行會議，審視上一週的營業數字，找出問題關鍵，並提出即時的改進方案。
有了星期一對公司上下通盤的了解，補足各項資訊與思索對策。準備充分，進入戰鬥狀態的隔天，也就是星期二，便是CEO向大老闆報告的最好時機。
精創科技總經理陳曉業的祕書何明俐指出，為講求精準與效率，星期一與星期三通常會安排重大決策的會議。有別 於三商行的作法，精創會將星期二刻意空出來不開會，藉這個空檔，讓與會者快速執行星期一的會議結論，並在星期三呈現補強或規劃的結果。「由於週一與週三會 議的重要，相關主管星期四、五就會開始準備星期一的會議資料，讓總經理先看過，節省會議上描述細節的時間，並及早找出錯誤，」何明俐強調。
安排餐敘有學問
利用餐敘作內部與外部的溝通聯誼，也有星期個性之分。
以三商行為例，毛明宇會以星期三為界，由於前三天公務繁忙，時間成本較高，交際以中午時間為主，對象為重要但非核心的中低階主管，在這輕鬆的一個半小時間，很快就能掌握第一線執行的狀況，也能適時給予鼓勵。
楊逸如分析，選擇中午時間溝通的好處在於，用餐的閒聊可以降低開會的嚴肅氣氛，加上下午還要上班，有了自然的時間限制，以簡餐的方式不用安排飲酒，時間運用十分經濟。
星期四、五兩天，以經營長遠的人際關係為考量，會以晚餐安排為主。
與午餐的速戰速決，晚餐時間足足多一倍，大約是3個小時，餐點中會搭配酒類，時間成本較高，重點會擺在「搏感情」，無論是重要合約的簽訂，核心幹部的感情聯繫，還是答謝長期合作的供應商，這種軟性的交誼，往往能強化平日的默契與互動關係。
別被出差細節影響時間
CEO們國外出差機會多，路途一長，大小狀況在所避免，為了讓會議或參訪時程不受耽誤，事前的預防與臨時應變的能力不可少。
楊逸如提醒，別小看機票與證照在關鍵時刻可能造成的耽誤。
以機票而言，若買的是優惠的機票，來回日期得依規定，毫無彈性，若行程得更改，臨時要從成都到上海，光是處理機票就會耗上許多時間，十分不划算。
另外，還得留意如護照、台胞證等關鍵證件的有效日期，否則急著要出國，卻為這些小事被擋於機場通關大門，意外打亂規劃好的諸多大事，延誤了龐大的商機。
何 明俐進一步提醒，為了讓這些「空中飛人」們有好的表現，提早於前晚到達，隔天開會是最好的安排，因為空出一晚，除了做旅途勞頓與時差調整，還能簡單的與相 關人員會談交誼，或在當地收集重要市場資訊，補強簡報資料。「即使當天往返，都要將到達會議場地時間提前兩個小時，以免路途中的交通狀況影響會議進行，」 何明俐補充。
閱讀省時妙招
整天被電話、會議、公文、應酬追著跑的CEO，能從忙碌中找出私人的閱讀時間，變得非常奢侈。
楊逸如分享自己觀察老闆的閱讀方法。因為三商行經營的層面很廣，從百貨到餐飲，毛明宇看的東西也很廣，像是調製咖啡、汽車、休閒方面的雜誌等等，只要目標消費群感興趣的資訊，對未來發展事業有幫助的他都來者不拒。
不但利用零碎時間，為讓閱讀更有效率，他會先從目錄、內文標題、前言以及關鍵章節的內容當中，抓住整本書核心概念，以吸收到一本書的菁華。
若在車上或飛機上看的是雜誌，會把有興趣、且日後用得到的資訊整頁撕下來，回來後歸檔，變成一個專屬自己的創意資料庫。
即時通也是時間幫手
在許多CEO眼中被視為時間殺手的MSN，對於一些善用科技的CEO，卻搖身一變成為時間管理的好工具。
(,,中略,,,)
從以上CEO和祕書們利用時間的妙招，或許可以啟發你對時間運用的省思，幫自己找到一些善待時間的方法，讓生活的品質變好，激發更多的能量！
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七大關鍵檢視行事曆，成為生活效率家！
行事曆寫滿了事情，就表示很有計畫嗎？有了行事曆，卻還要常常翻名片和便條紙才能找到需要的資訊嗎？
七大關鍵檢視你的行事曆，是否雜亂無章、瑣碎的事太多、或是該記的沒記到，讓你的生活更有效率！
作者：江佾穎 出處：Web Only 2008/10
幾乎所有時間管理專家都會告訴你：「行事曆是時間管理的重要工具」。
超能力學堂教你行事曆七大關鍵，可以幫你掌握工作及生活節奏，讓你成為生活效率家！
關鍵一、善用代號，節省時間與空間
行事曆的格子往往空間有限，可以善用代號來節省空間，更可以省下書寫的時間。
例如「部門會議」用「部門M」表示；「行銷報告」用「行銷R」表示等，你可以發展出自己獨有的代號，但是不要太複雜，以簡潔、自己看得懂為原則。
關鍵二、順手記下相關資訊，例如客戶電話、餐廳地址
如果預計中午要打電話給重要客戶，不如在寫行事曆時一併抄下他的電話，可以避免真的要撥電話的時候，還手忙腳亂翻找名片簿。
同樣地，若與客戶餐敘，建議將餐廳訊息寫在一旁，或者直接把名片夾在行事曆本子裡。若你是習慣用電子行事曆的人，就更應該善用「備註」等功能。
關鍵三、生活與工作寫在同一本行事曆
養成在行事曆中同時記錄公事和生活事項的習慣，不要使用便條紙或紙條，因為紙條很容易遺失或遺忘。而且行事曆可以讓大小事情一目了然，就可以不必隨時惦記著哪張小紙條上面的事情還沒做、哪些電話要回、哪些家庭用品要添購等。
例如：公務會議、活動、聚會、待辦事項都應該記在同一本行事曆中，也可以同時記錄家人生日、親友婚禮、預計運動時間等生活事項。
關鍵四、每天寫出你的Big 5
你的行事曆，可以看出事情的優先順序嗎？想用行事曆掌握時間分配，就要善用80／20法則，用80％的時間先做20％重要的事。
因此，把今天最重要的五件事寫在行事曆空白處，或是用螢光筆標示，基本上只要做完這最重要的五件事，你就完成了今天的任務，其他瑣碎的事情往往可做可不做了，如此一來就能增加工作效率！
關鍵五、在每天的行事曆上寫下你的人生目標
行事曆還有一個好處，就是用來擬定計畫，從小計畫到人生的大計畫，都可以列在行事曆中。亨利˙福特曾說「如果將事情分成細部處理，每件事都不難」。
例如你的目標是明年通過英檢考試，或是每週運動30分鐘、定期與家人相處，就應該把這個大目標切成小目標，並且寫在行事曆裡面，天天提醒自己今天該背多少單字、本週應該撥出多少時間去運動，如此一來，你才不會因為忙碌，到了明年才後悔自己一事無成。
關鍵六、一大早就寫好你的行事曆
每天花一分鐘檢視你昨天的行事曆，再用十分鐘規劃你今天的行事曆，最後，用三到四分鐘將會用到的相關資料整理好。每天只要十五分鐘，就可以讓今天的時間都在你的掌握中，若是能前一天就寫好行事曆，當然更好！
但是，每天總會有些突然來的電話、訪客干擾你的計畫，因此要留給自己彈性的時間，寫得分秒不差的行事曆，就會缺乏應變的彈性，只會讓你執行起來感到沮喪而已。
關鍵七、最後，最重要的是「持續」
行事曆不只能幫你掌握工作，更能幫你規劃生活，但是有毅力每天寫行事曆不容易，只要你每天持續規劃行事曆、確實執行，就能漸漸抓出自己的工作與生活節奏，徹底找出時間的小偷，成為生活效率家！
oh my: 而行事曆,GTD的David Allen說,要視為聖地 ^^,任務放上了就要完成~
希望這兩篇 一周工作安排方式與行事曆要點,能夠幫助大家~
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