2008年4月1日 星期二

当计划和临时事件发生冲突时如何处理?

我是一个非常讨厌临时事件的人,我喜欢每天都在我的掌控之中,按照我的安排度过每一天,但我们不是上帝,我们不能预先安排一切,从另一个角度讲,生活正是因为充满了未知才有意思。

如果我们一出生就知道这一辈子的每一天将会如何度过,那是多么可悲的事情,这世界上很多有趣的事情将消失:

* 赌博
* 新闻
* 迷路
* 失恋
* GTD。。。。

临时事件总是不期而至,当他和我们的计划发生冲突时应该如何处理呢?

举个例子:

按照自己的项目计划,该是写一个推广策划书的时候了,这件事情被你认为“重要但不紧急”,因此,你特地挑选了同事们5点下班之后和晚上7点回家吃饭之前这个时间段去整理思路、列出提纲。

这是一个非常合理的计划:

1. 没有耽误和家人的晚餐
2. 这是一个非常安静,非常适合思考的时间段

但是,好事多磨,就在下班前的半个小时,领导要求你晚上陪一个客户吃饭,这时候你该如何处理呢?

原则一:要事第一

做抉择的一个重要原则就是:要事第一。

但是这里我们必须明确一个问题:“重要的事”是相对于谁来讲的?GTDLife认为重要的事情应该是相对于自己来讲的,需要自己去判断这件事情重要还是那件事情重要。不要因为是领导交代下来的事情就必须具有最高的优先级,我们将的所有关于“优先级”“要事第一”“四象限法”都是需要自己当裁判的。

别人并不知道你准备计划做什么事情,所以他们只会把自己想要你做的事情告诉你,虽然有可能对方的身份很特殊(上司、亲人、密友),但是这些都不是你划分优先级的依据,只能说是影响你划分优先级的一个因素,我们在为自己而活!

拿上面的例子来讲,我们可能需要做如下的考虑:

* 这是否是一个重要的客户?
* 是否必须自己出面不可?
* 是否还有比自己更适合的人选?
* 推广策划书的deadline是哪天?
* 这份策划书是否具有非常重要的意义?
* 如果换一天写这份策划书是否会影响进度?
* 和家人的晚饭是否非常重要?
* 。。。。。。。

虽然我们只有1-2分钟的考虑时间,但是我们必须根据上面的问题做出决定:改变(不改变)原计划。

原则二:委婉、坚决拒绝

如果我们的决定是 改变计划!那么我们必须让对方知道,为了临时事件我们做出了怎样的牺牲,起码不能让对方认为你是一个没有原则的人。

在这之后我希望你立即投入到这件临时事件当中,立刻向对方询问这件事情的目的,以及对方希望自己怎么做。

如果我们的决定是 不改变计划!那么我们最好不要直接的告诉他“我要写一份策划书,还要和家人吃饭,而且我非常讨厌临时事件,所以我不能去陪客户吃饭~”我想如果你这样回答,你就离被炒鱿鱼不远了。

没有人会喜欢被别人拒绝,不管是表白还是邀请别人吃饭,尤其对方如果是上司的话,会很尴尬,下不了台。拒绝别人也是一门艺术,我们可以采取“我非常想去,但是。。。。。。”这样的句式,并且要仔细的斟酌你拒绝对方的理由。这时候你撒一个善意的谎言是不会有人怪你的。比如说你可以这样回答:“我非常想去,而且我也知道这个客户非常重要,但是我已经答应了老婆,并且已经定好了晚上的电影票,您看……”在下班时间用家庭的理由当挡箭牌,一般还都是比较奏效的,一个聪明的老板是不会再坚持的。

但有一点要注意,在拒绝的时候一定要委婉而且坚决,千万不要“我想应该可以吧,我给家里打个电话问问”对方看你并不是坚决的拒绝,一定认为你并没有什么特别重要的事情,等你再给对方回话的时候,他会认为你所有的理由都是借口。

原则三:争取下次机会

如果你真的拒绝了一件非常重要的邀请,你一定要争取下次机会,不过根据GTDLife的经验,绝大多数的人都会说:“ok,那到下次再联络吧”,所以你在拒绝对方的那个时刻最好不要提下次见面的时间,我们应该做的是:

* 在第二天询问前天晚上的情况,一定要表达出自己的关心和惋惜,还要提及一点,这次完全是因为日程的冲突,这样对方下次就知道该怎么做了。
* 在一周内打电话告诉对方,如果下次有这样的机会自己一定不会错过。
引用自GTDLife,一個講GTD的好站哦~

oh my: 委婉的,堅決拒絕,,,其實非常重要,有時候要不留太多空間給人去想 ^^
而且,的確老婆是最好的擋劍牌,呵~
不過昨天沒去參加長輩的請客,今天一起去打球的時候因為不好意思所以沒問,是錯的是錯的~

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